Trong thủ tục hành chính, có 1 số giấy tờ bạn bắt buộc phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND), tuy nhiên cũng có một số giấy tờ bạn nghĩ là phải lấy xác nhận của UBND nhưng thực ra bạn hoàn toàn có thể làm chứng thực chữ ký tại các văn phòng công chứng.
Luật NBS sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn bạn trong bài viết này
Chứng thực chữ ký là gì?
“Chứng thực chữ ký” (CTCKý) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đó là khái niệm về chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật, tôi có thể giải thích đơn giản hơn cho bạn: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đúng người đã ký vào giấy tờ, văn bản đó.
Bởi vì trong một số trường hợp, cơ quan nhận giấy tờ của bạn không thể biết được chữ ký trong giấy tờ đó có đúng là của người đó ký hay không? CTCKý giúp hạn chế các trường hợp ký thay, ký hộ hay giả mạo chữ ký.
Bạn sẽ cần chứng thực chữ ký vào văn bản trong các trường hợp sau:
- Khi có quy định pháp luật bắt buộc;
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền;
- Khi bạn thấy cần thiết.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn
Các giấy tờ được chứng thực chữ ký
Nếu liệt kê cụ thể các giấy tờ được CTCKý thì sẽ có khá nhiều và không cần thiết. Để ngắn gọn và dễ hiểu hơn, chúng tôi xếp thành 3 loại cơ bản như sau:
1. Tờ khai lý lịch cá nhân (Sơ yếu lý lịch)
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…
Nội dung Sơ yếu lý lịch thì đã quá quen thuộc, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, thông tin về quá trình học tập và làm việc..v..v..
Sơ yếu lý lịch thường được yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là yêu cầu của cơ quan nhận sơ yếu lý lịch, không phải quy định bắt buộc của pháp luật
Khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho công dân, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X”
Chắc chắn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn là đúng, và thực ra thì họ cũng không có trách nhiệm xác nhận việc đó. Nội dung của Sơ yếu lý lịch là đúng hay sai hoàn toàn do bản thân người khai tự chịu trách nhiệm.
Chính vì vậy việc một số đơn vị yêu cầu sơ yếu lý lịch bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường / xã nhất là khi đã có CCCD gắn chip là hoàn toàn không cần thiết. Ngoài ra, hiện nay các UBND phường / xã đều chuyển qua xác nhận sơ yếu lý lịch theo hướng CTCKý của người khai.
 Riêng đối với Giấy xác nhận nhân thân, đây là loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật mà chỉ do một số tổ chức yêu cầu xác nhận. Giấy này có nội dung liên quan đến cam kết không có tiền án, tiền sự nên bạn không thể CTCKý mà buộc phải ra cơ quan công an cấp xã để xác nhận. |
Tham khảo thêm: Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)
2. Giấy ủy quyền
Pháp luật có quy định một số loại Giấy ủy quyền mà bạn có thể chứng thực chữ ký khi đáp ứng được đồng thời các điều kiện sau:
- Ủy quyền không có thù lao;
- Ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
- Ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
- a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
-
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
-
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
-
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Một số giấy tờ, văn bản khác
Ngoài sơ yếu lý lịch và các loại giấy ủy quyền như trên, bạn cũng có thể chứng thực chữ ký một số giấy tờ văn bản khác như Bản cam kết, bản tự khai, các loại đơn ..v..v…
Chúng tôi không thể liệt kê cụ thể các giấy tờ mà bạn có thểCTCKý, nhưng để nhận biết cũng không khó, bạn có thể dùng phương pháp loại trừ vì pháp luật có quy định các trường hợp không được CTCKý, đó là:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu CTCKý không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu CTCKý xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nếu sau khi đọc các quy định trên, bạn vẫn chưa xác được trường hợp nào có thể CTCKý thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn mang giấy tờ cần chứng thực chữ ký ra VPCC để hỏi họ có chứng thực được không. Bạn sẽ có câu trả lời chính xác nhất.
Hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần 2 loại giấy tờ sau:
- CCCD hoặc hộ chiếu hợp pháp còn thời hạn
- Giấy tờ, văn bản bạn sẽ ký
 Bạn không được ký trước / ký sẵn giấy tờ rồi mang đến, bạn bắt buộc phải ký trước mặt cơ quan có thẩm quyền.
Trong một số trường hợp cần thiết, văn phòng công chứng có thể yêu cầu soạn thảo / sửa đổi văn bản của bạn cho đúng quy định. |
Đó là vì các lý do sau:
- Quy định của pháp luật cho phép;
- VPCC và UBND cùng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau trong các trường hợp quy định
- Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký của VPCC và UBND là như nhau;
- Nội dung chứng thực giữa 2 cơ quan là giống nhau. Các giấy tờ chứng thực chữ ký do bản thân người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung, cả VPCC và UBND đều không phải chịu trách nhiệm xác nhận nội dung văn bản của bạn.
Việc chứng thực chữ ký của VPCC so với UBND có những ưu và nhược điểm là:
- Ưu điểm: Chứng thực tại VPCC rất nhanh, gọn, lấy ngay không cần đợi lâu, được phục vụ với tư cách khách hàng;
- Nhược điểm: Phí chứng thực của VPCC thường sẽ cao hơn.
| VPCC cũng có chức năng sao y bản chính, do đó bạn cũng có thể sao y bản chính tất cả các giấy tờ cần thiết tại Văn phòng công chứng mà không bắt buộc phải ra UBND. |
Lựa chọn của bạn?
Như vậy, khi có giấy tờ cần chứng thực chữ ký, bạn không chỉ có một lựa chọn duy nhất mà có thể chọn một trong các phương án sau:
- Thực hiện tại UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú;
- Thực hiện tại bất kỳ UBND phường, xã nào;
- Thực hiện tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp và thuận lợi khi cần làm các thủ tục hành chính.
Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với Luật NBS để được tư vấn và giải đáp.
Nếu bạn yêu thích đọc sách, bạn có thể chia sẻ, bình luận những cuốn Sách Hay với chúng tôi tại ĐÂY
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
chào chị Ngọc! em hiện đang học và sinh sống tại bạc liêu (chưa đăng kí tạm trú) nhưng hộ khẩu của em ở cà mau , em muốn xin việc làm thì em đem đơn xin việc và sơ yếu lí lịch ra văn phòng công chứng để chứng thực chữ kí là được phải không ạ? không cần về nơi đăng kí hộ khẩu phải không ạ?
Em ra VPCC hoặc bất cứ UBND phường / xã nào cũng được nhé, em nhớ nói là chứng thực chữ ký là được, không cần phải về nơi đăng ký hộ khẩu.
Dạ chị cho em hỏi ?
Em muốn xin việc làm, nơi tạm trú của em ở Cần Thơ . Quê em ở An Giang, em đem giấy tờ về xã nhờ xã xác nhận.
Em muốn hỏi là khi mình nhờ xã chứng thực vậy mình có cần phải nói rõ lý do chứng thực cho việc gì không ạ ?
Với lại xã yêu cầu chứng thực luôn cả đơn xin việc, CV như vậy có đúng không ạ ?
Em xin cám ơn chị !
Bạn không cần phải nói rõ lý do nhé, và thường thì nơi chứng thực họ cũng ít khi hỏi lý do bạn ạ.
Việc chứng thực giấy tờ gì là do bạn yêu cầu, về đơn xin việc và CV có phải chứng thực không sẽ do công ty bạn yêu cầu. UBND xã không có quyền yêu cầu bạn phải chứng thực đơn xin việc và CV nhé.
Tuy nhiên nếu UBND xã yêu cầu chứng thực luôn cho bạn thì tốt quá rồi còn gì, hiếm có UBND xã nào lại “nhiệt tình” như vậy lắm 😛
Dạ, em về xã chứng thì xã biết rõ lý do chứng để làm gì mới cho chứng thực ạ, và nếu chứng thực để đi làm thì phải đưa đơn xin việc chứng luôn, không đưa là những giấy tờ khác không chứng. Mà em cầm tờ đơn xin việc có phần xã chứng thực em hơi bối rối, vì dù sao trong hồ sơ người ta cũng không yêu cầu phần đó, với lại kiểu như mình được xã bảo kê ý ạ, xin không được việc về xã làm ấy hihi…
em cám ơn câu trả lời của chị ạ
Yên tâm hồ sơ xin việc có chứng thực của xã thì bạn xin việc ở đâu họ cũng nhận 😀 UBND xã bạn cũng hay thật đấy, có nhiều bạn muốn xã chứng thực vào Đơn xin việc với CV mà không được đó 😛
Cho mình hỏi hôm trước mình ra công an phường xin giấy xác nhận dân sự để xin việc nhưng công an phường trả lời bây giờ phải ra sở tư pháp mới xin đc có đúng ko ạ?
Thực ra từ trước đến nay việc xác nhận dân sự chỉ là bên công an phường tạo điều kiện cấp cho người dân cho nhanh thôi chứ không có trong quy định bạn nhé. Cách làm đúng là phải cấp Lý lịch tư pháp tại Sở tư pháp. Vì vậy họ đồng ý xác nhận dân sự cho bạn thì cũng chấp nhận được mà họ hướng dẫn bạn đến sở tư pháp cũng là đúng bạn ạ.
Huyenthuong853@gmail.com
Chị ơi cho em hỏi là bây giờ em cần giấy xác nhận hạnh kiểm để đi xin việc. Mà bây giờ em đang đăng ký tạm trú tại gia lai đã được 5năm. Nhưng hộ khẩu thường trú của em vẫn còn ở thái bình thì em có thể công chứng ở đâu ạ .vì em về thái bình thì thái bình bảo phải về gia lai xin ,nhưng gia lai lại bảo phải về thái bình vậy thì chính xác em phải xin ở đâu ạ. Có điều luật nào quy định về vấn đề này không ạ.mong chị sớm phản hồi giúp em em xin chân thành cảm ơn ạ
Trường hợp này em cần ra cơ quan công an ở Gia lai để hỏi thông tin về việc em đã đủ điều kiện đăng ký thường trú (nhập hộ khẩu) tại Gia Lai chưa (điều kiện nhập hộ khẩu ở mỗi địa phương khác nhau) bởi theo quy định nếu em đã đủ điều kiện nhập hộ khẩu tại GIa Lai thì trong vòng 12 tháng em cần làm thủ tục chuyển hộ khẩu từ Thái Bình về Gia Lai.
Sau khi nhập hộ khẩu thì em có thể xác nhận hạnh kiểm tại Gia Lai.
Đó là quy định, về lâu dài thì em nên làm như vậy. Còn tạm thời trong trường hợp này thì em cần về Thái Bình để xác nhận vì theo nguyên tắc thì xác nhận hạnh kiểm là ở nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Nếu như Công an ở Thái Bình từ chối thì em có thể hỏi họ lý do và căn cứ, nếu cần thiết em có thể yêu cầu họ trả lời bằng văn bản.
Cho hỏi, chị tôi muốn đến UBND xã xác nhận sơ yếu lí lịch nhưng do công việc nên không đi được nên đã nhờ tui đi dùm như vậy có được không? Nếu được tôi cần mang theo những gì?
Được bạn nhé, đa phần các UBND xã, phường vẫn đồng ý và tạo điều kiện để người thân trong gia đình đi chứng thực sơ yếu lý lịch thay. Bạn mang CMND và mang thêm giấy tờ có thể hiện bạn là em của người cần chứng thực nhé (chẳng hạn sổ hộ khẩu nếu 2 chị em chung hộ khẩu, giấy khai sinh…)