Trong thủ tục hành chính, có 1 số giấy tờ bạn bắt buộc phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND), tuy nhiên cũng có một số giấy tờ bạn nghĩ là phải lấy xác nhận của UBND nhưng thực ra bạn hoàn toàn có thể làm chứng thực chữ ký tại các văn phòng công chứng.
Luật NBS sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn bạn trong bài viết này
MỤC LỤC BÀI VIẾT
Chứng thực chữ ký là gì?
“Chứng thực chữ ký” (CTCKý) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đó là khái niệm về chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật, tôi có thể giải thích đơn giản hơn cho bạn: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đúng người đã ký vào giấy tờ, văn bản đó.
Bởi vì trong một số trường hợp, cơ quan nhận giấy tờ của bạn không thể biết được chữ ký trong giấy tờ đó có đúng là của người đó ký hay không? CTCKý giúp hạn chế các trường hợp ký thay, ký hộ hay giả mạo chữ ký.
Bạn sẽ cần chứng thực chữ ký vào văn bản trong các trường hợp sau:
- Khi có quy định pháp luật bắt buộc;
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền;
- Khi bạn thấy cần thiết.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn
Các giấy tờ được chứng thực chữ ký
Nếu liệt kê cụ thể các giấy tờ được CTCKý thì sẽ có khá nhiều và không cần thiết. Để ngắn gọn và dễ hiểu hơn, chúng tôi xếp thành 3 loại cơ bản như sau:
1. Tờ khai lý lịch cá nhân (Sơ yếu lý lịch)
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…
Nội dung Sơ yếu lý lịch thì đã quá quen thuộc, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, thông tin về quá trình học tập và làm việc..v..v..
Sơ yếu lý lịch thường được yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là yêu cầu của cơ quan nhận sơ yếu lý lịch, không phải quy định bắt buộc của pháp luật
Khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho công dân, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X”
Chắc chắn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn là đúng, và thực ra thì họ cũng không có trách nhiệm xác nhận việc đó. Nội dung của Sơ yếu lý lịch là đúng hay sai hoàn toàn do bản thân người khai tự chịu trách nhiệm.
Chính vì vậy việc một số đơn vị yêu cầu sơ yếu lý lịch bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường / xã nhất là khi đã có CCCD gắn chip là hoàn toàn không cần thiết. Ngoài ra, hiện nay các UBND phường / xã đều chuyển qua xác nhận sơ yếu lý lịch theo hướng CTCKý của người khai.
 Riêng đối với Giấy xác nhận nhân thân, đây là loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật mà chỉ do một số tổ chức yêu cầu xác nhận. Giấy này có nội dung liên quan đến cam kết không có tiền án, tiền sự nên bạn không thể CTCKý mà buộc phải ra cơ quan công an cấp xã để xác nhận. |
Tham khảo thêm: Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)
2. Giấy ủy quyền
Pháp luật có quy định một số loại Giấy ủy quyền mà bạn có thể chứng thực chữ ký khi đáp ứng được đồng thời các điều kiện sau:
- Ủy quyền không có thù lao;
- Ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
- Ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
- a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
-
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
-
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
-
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Một số giấy tờ, văn bản khác
Ngoài sơ yếu lý lịch và các loại giấy ủy quyền như trên, bạn cũng có thể chứng thực chữ ký một số giấy tờ văn bản khác như Bản cam kết, bản tự khai, các loại đơn ..v..v…
Chúng tôi không thể liệt kê cụ thể các giấy tờ mà bạn có thểCTCKý, nhưng để nhận biết cũng không khó, bạn có thể dùng phương pháp loại trừ vì pháp luật có quy định các trường hợp không được CTCKý, đó là:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu CTCKý không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu CTCKý xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nếu sau khi đọc các quy định trên, bạn vẫn chưa xác được trường hợp nào có thể CTCKý thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn mang giấy tờ cần chứng thực chữ ký ra VPCC để hỏi họ có chứng thực được không. Bạn sẽ có câu trả lời chính xác nhất.
Hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần 2 loại giấy tờ sau:
- CCCD hoặc hộ chiếu hợp pháp còn thời hạn
- Giấy tờ, văn bản bạn sẽ ký
 Bạn không được ký trước / ký sẵn giấy tờ rồi mang đến, bạn bắt buộc phải ký trước mặt cơ quan có thẩm quyền.
Trong một số trường hợp cần thiết, văn phòng công chứng có thể yêu cầu soạn thảo / sửa đổi văn bản của bạn cho đúng quy định. |
Đó là vì các lý do sau:
- Quy định của pháp luật cho phép;
- VPCC và UBND cùng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau trong các trường hợp quy định
- Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký của VPCC và UBND là như nhau;
- Nội dung chứng thực giữa 2 cơ quan là giống nhau. Các giấy tờ chứng thực chữ ký do bản thân người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung, cả VPCC và UBND đều không phải chịu trách nhiệm xác nhận nội dung văn bản của bạn.
Việc chứng thực chữ ký của VPCC so với UBND có những ưu và nhược điểm là:
- Ưu điểm: Chứng thực tại VPCC rất nhanh, gọn, lấy ngay không cần đợi lâu, được phục vụ với tư cách khách hàng;
- Nhược điểm: Phí chứng thực của VPCC thường sẽ cao hơn.
| VPCC cũng có chức năng sao y bản chính, do đó bạn cũng có thể sao y bản chính tất cả các giấy tờ cần thiết tại Văn phòng công chứng mà không bắt buộc phải ra UBND. |
Lựa chọn của bạn?
Như vậy, khi có giấy tờ cần chứng thực chữ ký, bạn không chỉ có một lựa chọn duy nhất mà có thể chọn một trong các phương án sau:
- Thực hiện tại UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú;
- Thực hiện tại bất kỳ UBND phường, xã nào;
- Thực hiện tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp và thuận lợi khi cần làm các thủ tục hành chính.
Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với Luật NBS để được tư vấn và giải đáp.
Nếu bạn yêu thích đọc sách, bạn có thể chia sẻ, bình luận những cuốn Sách Hay với chúng tôi tại ĐÂY
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
Nhờ luật giúp
Cha mẹ tôi có 1 lô đất 1600m2 trước khi cha mẹ tôi mất có bán cho ông A 600m2 theo hình thức mua bán viết tay không có công chứng nhờ cha mẹ tôi mất không để lại di chúc cho tôi nay tôi làm thừa kế sang tên cho tôi đã xong. Tôi có biết ông A đã bán 600m2 của cha mẹ tôi bán cho ông qua bà B theo hợp đồng mua bán và chuyển nhượng nhưng không có công chứng của văn phòng công chứng hay ủy ban nhân chứng thực giờ tôi muốn chuyển nhượng 600m2 mà cha mẹ tôi đã bán cho ai. Tại vì ông A muốn tôi chuyển luôn 600m2 đó cho bà B.
Sổ đỏ đã sang tên bạn thì bạn có thể công chứng Hợp đồng chuyển nhượng trực tiếp sang cho bà B nhé. Chỉ cần ông A, bà B và bạn thỏa thuận thống nhất với nhau là được. Đây chỉ là trường hợp hoàn thiện thủ tục để sang tên cho người mua cuối cùng thôi.
Cảm ơn luật sư đã trả lời.Nhưng Ông A đã đưa cái hợp đồng thỏa thuận mua bán chuyển nhượng bà B cho tôi xem chỉ có chữ ký giữa 2 bên nhưng ko có công chứng.Vậy tôi yêu cầu ông A cần đi công chứng cái hợp đồng giữa bên ông A và bà B có được không thưa luật sư . Và chỉ cần 1 con dấu của UBND xã hay có công chứng của văn phòng công chứng thôi là đủ ak.Chỉ sợ ông A hợp đồng mua bán với nhiều người khác nữa.
Hợp đồng mua bán viết tay không dùng để sang tên được bạn nhé. Và VB công chứng hay UBND xã chỉ chứng nhận tại thời điểm ký và giao dịch, họ không được chứng nhận vào hợp đồng mà 2 bên đã ký từ trước.
Nếu bạn lo ông A bán cho nhiều người bằng giấy viết tay thì lại phải chọn phương án sang tên ông A cho yên tâm thôi.
Thưa luật sư tôi muốn hỏi thêm 1 câu nữa ak. Trong cái hợp đồng có ghi tên thỏa thuận mua bán chuyển nhượng giữa ông A với ông B chứ ko phải bà B như đã nêu trên. nhưng Ông B bị công an bắt giữ giờ ông A muốn chuyển nhượng đất đó lại cho bà B ( vợ hợp pháp với ông B) thì cần phải làm hợp đồng khác không ak.Hay cần có giấy ủy quyền của ông B cho bà B nếu làm giấy ủy quyền có cần xác nhận công chứng ko hay chỉ ký của 2 vợ chồng ông B thôi ak.bên B có đưa cho tôi xem giấy đăng ký kết hôn tôi sợ làm giả.nên mong luật sư cho tôi cần biết làm những gì để tránh bị lừa đảo ak.
Kiểu gì cũng phải lập hợp đồng mới có công chứng mới có thể sang tên được bạn nhé. Giấy tờ sẽ do Văn phòng công chứng hoặc UBND xã thẩm định.
Trường hợp này như bạn nói thì cha mẹ bạn đã bán cho ông A, tức là đã nhận đủ tiền bán đất, giờ bạn hoàn thiện thủ tục để sang tên theo đề nghị của ông A thì bạn lo bị lừa đảo vấn đề gì?
Cảm ơn Ngọc ! Mình chỉ sợ rủi ro kiện tụng sao này thôi. Ngọc có thể nói rõ chỗ này giúp mình với..Nhưng trong hợp đồng thỏa thuận chuyển nhượng giữa bên A bán cho bên B thì đứng tên ông B chứ ko có ghi tên bà B (bà B vợ của ông B)…Nhưng Ông B bị bắt ở tù nên vắng mặt không chuyển nhượng lại được cho ông B…giờ Ông A đề nghị tôi chuyển nhượng lại luôn cho bà B…thì tôi phải làm thế nào ak.
Như tôi đã nói, nếu bạn lo vấn đề ông A bán cho nhiều người khác thì bạn nên lựa chọn sang tên cho ông A.
Nếu bạn lựa chọn chuyển nhượng cho bà B thì cơ quan công chứng sẽ xem giấy tờ và tính hợp pháp của giao dịch để hướng dẫn thủ tục và thực hiện cho bạn. Việc làm như thế nào sẽ do cơ quan công chứng hướng dẫn cho bạn, ban không cần lo vấn đề này.
Ngoài ra, bạn lưu ý là khi bạn sang tên cho ông A, sau đó ông A sang tên cho người khác thì đây là 2 giao dịch nên sẽ phải nộp 2 khoản thuế, phí khi sang tên tương ứng với 2 giao dịch mua bán.
Chị ơi cho em hỏi chút , em muốn công chứng đơn bảo lãnh nhân sự thì công chứng ở đâu vậy chị
Cái này không có quy định nhưng mọi người vẫn làm ở cơ quan công an xã/phường hoặc UBND xã/phường bạn ạ