Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn

Nếu bạn đã từng làm các thủ tục hành chính thì có lẽ bạn sẽ hiểu rõ sự cần thiết của việc kiểm tra giấy tờ ở trong nhà bạn, và bạn cũng sẽ hiểu được “nỗi khổ” khi cần làm thủ tục hành chính ngay nhưng giấy tờ lại thiếu hoặc sai sót do không kiểm tra từ trước.

Còn nếu bạn chưa từng phải đi làm các thủ tục hành chính nào, thì chúng tôi khuyên bạn cũng nên kiểm tra giấy tờ mà bạn đang có để việc làm thủ tục hành chính sau này (nếu có) sẽ thuận lợi hơn. Chắc chắn sẽ có lúc bạn thấy may mắn vì đã làm việc này.

Trong bài viết này, Luật NBS sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra giấy tờ và thông tin phục vụ cho mục đích làm thủ tục hành chính, cách khắc phục trong trường hợp giấy tờ có sai sót và tư vấn chia sẻ những kinh nghiệm thực tế trong quá trình chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục hành chính.

MỤC ĐÍCH KIỂM TRA GIẤY TỜ

Đối với mỗi cá nhân, gia đình thì việc kiểm tra giấy tờ chỉ có những mục đích cơ bản là:

Đó là những mục đích cơ bản và chúng tôi cho là cần thiết của việc kiểm tra giấy tờ.

CÁC GIẤY TỜ CẦN KIỂM TRA

Theo kinh nghiệm của chúng tôi và căn cứ vào các quy định pháp luật, chúng tôi khuyên bạn hãy kiểm tra các giấy tờ sau:

Các giấy tờ cần kiểm tra không chỉ của bản thân bạn, mà còn của những người thân cùng huyết thống với bạn (bao gồm cả những người đã mất)

Trong các giấy tờ nêu trên thì Giấy khai sinh là quan trọng nhất, lý do sẽ được làm rõ trong các nội dung dưới đây

CÁC THÔNG TIN CẦN KIỂM TRA

Bạn chú ý kiểm tra các thông tin sau trong các giấy tờ nêu trên:

Sau khi kiểm tra, nếu bạn thấy đầy đủ giấy tờ và các thông tin đã khớp với nhau hết, bạn có thể yên tâm giữ gìn và bảo quản số giấy tờ đó.

Tham khảo thêm:

• Lưu ý khi xin xác nhận tại UBND cấp xã
• Xác nhận tình trạng hôn nhân – Khó hay dễ?

CÁC TRƯỜNG HỢP THÔNG TIN CÁ NHÂN KHÔNG KHỚP

Khi kiểm tra giấy tờ và thông tin bạn phát hiện có một hoặc một số thông tin không khớp, thì bạn có thể tham khảo cách giải quyết trong một số trường hợp phổ biến sau đây:

1. Có giấy khai sinh bản gốc và giấy khai sinh đúng hoàn toàn thông tin:

Bạn hãy lấy giấy khai sinh làm căn cứ để mang đi làm thủ tục đính chính các giấy tờ khác. Có giấy khai sinh bản gốc và đúng thông tin, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi đính chính các giấy tờ khác. Chỉ mất chút thời gian đi làm thủ tục thôi.

2. Giấy khai sinh bản gốc bị sai thông tin, có 2 trường hợp như sau:

• Thông tin của bố / mẹ bạn bị sai: Bạn đính chính bằng Giấy khai sinh gốc của bố / mẹ bạn
• Thông tin của bản thân bạn bị sai so với các giấy tờ còn lại: Bạn đính chính bằng tất các hồ sơ giấy tờ khác có liên quan mà có thông tin đúng, chẳng hạn như bằng cấp, học bạ từ nhỏ, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng (nếu có)… nói chung là tất cả các giấy tờ có thông tin đúng của bạn từ nhỏ đến lớn.

3. Không có hoặc đã mất Giấy khai sinh bản gốc, có 2 trường hợp sau:

• Vẫn còn dữ liệu lưu ở cơ quan hành chính: Bạn xin cấp Trích lục bản sao Giấy khai sinh từ hồ sơ gốc là được
• Không còn dữ liệu lưu ở cơ quan hành chính: Bạn phải xin cấp lại Giấy khai sinh. Hồ sơ cấp lại Giấy khai sinh cũng giống như trường hợp thông tin của bạn trên giấy khai sinh gốc bị sai, bao gồm tất cả giấy tờ có liên quan mà có thông tin đúng, như bằng cấp, học bạ từ nhỏ, lý lịch cán bộ, hồ sơ bảo hiểm xã hội, lý lịch đảng (nếu có)… nói chung là tất cả các giấy tờ có tên đúng của bạn từ nhỏ đến lớn.

Đối với những người đã mất và rất lớn tuổi rồi, bạn hãy dựa vào những hồ sơ còn lại của họ để lựa chọn thông tin chính xác.

Đó là 3 trường hợp phổ biến, do hầu như tất cả các thông tin phải đính chính đều phải căn cứ vào Giấy khai sinh, vì vậy trước tiên bạn luôn phải có Giấy khai sinh bản gốc đúng thông tin đã, rồi mới tính đến các giấy tờ khác.

Việc kiểm tra giấy tờ thì không mất nhiều thời gian, nhưng việc đính chính giấy tờ thì đúng là cũng tốn thời gian thật. Vì vậy, nếu thấy giấy tờ còn chưa khớp thông tin thì bạn nên đi đính chính càng sớm càng tốt.

Về thẩm quyền cấp lại hoặc đính chính liên quan đến mấy giấy tờ trên, tức là bạn sẽ đi đến đâu để xin cấp lại hoặc đính chính, thì nguyên tắc chung là: Cơ quan nào cấp lúc đầu thì cơ quan đó sẽ cấp lại hoặc đính chính.

Bạn có thể nhìn thấy cơ quan nào cấp ở ngay trong giấy tờ đó. Tuy nhiên do đặc thù của Việt Nam, sẽ có sự thay đổi về lưu trữ, chẳng hạn những người sinh trước năm 19xx sẽ được lưu hồ sơ ở Sở tư pháp, những người sinh sau năm 19xx thì sẽ lưu hồ sơ ở UBND quận.

VD như ở Hà Nội, những giấy khai sinh do UB hành chính Hà Nội cấp sẽ lưu ở Sở TP Hà Nội (vì giờ không còn UBHC Hà Nội nữa).

Ở một số địa phương, những người sinh sau năm 19xx thì dù đăng ký khai sinh ở UBND phường nhưng phải xin cấp lại ở UBND quận vì UBND phường chỉ lưu trữ đến 1 số năm nhất định. 19xx bởi vì không có quy định cụ thể và thống nhất cho tất cả UBND, mỗi nơi sẽ có xê dịch một ít về số năm lưu trữ.

Nghe thì có vẻ phức tạp, còn thực tế bạn chỉ cần ra UBND phường/xã hỏi luôn cho tiện, họ là người biết rõ nhất hồ sơ họ lưu từ năm nào, nên họ sẽ chỉ cho bạn là bạn phải đi đến đâu để làm thủ tục.

Hiện nay bạn đã có thể thực hiện một số thủ tục hành chính online qua Cổng dịch vụ công quốc gia, vì vậy bạn có thể tiết kiệm thời gian làm 1 số thủ tục hành chính

* TƯ VẤN VÀ CHIA SẺ KINH NGHIỆM *

1. Các anh chị em, họ hàng của bạn và bố mẹ bạn rất có thể còn giữ giấy khai sinh, thậm chí một số giấy tờ khác của bố mẹ bạn hoặc của những người bạn cần, vì vậy, bạn hãy hỏi xem họ còn giữ không trước khi xin cấp lại.

2. Bạn nên lưu giữ tất cả hồ sơ một cách gọn gàng và dễ tìm nhất theo cách của bạn, tốt nhất là cho vào 1 chỗ và cùng 1 người quản lý tránh phân tán nhiều nơi (sổ đỏ có thể cất riêng nếu bạn thấy cần thiết)

3. Như chúng tôi đã tư vấn, nếu như bạn không có một bản gốc các giấy tờ nào đó, mà giấy tờ đó còn lưu trữ ở trong dữ liệu của cơ quan hành chính thì theo quy định có thể bạn sẽ không được cấp lại bản gốc nữa, mà chỉ được cấp bản sao. Vì vậy, nếu đã đi xin cấp bản sao thì nhớ lấy hẳn 10 bản luôn 1 lần, sau này nếu cần dùng nhiều thì không phải làm thủ tục tiếp. Còn dùng không hết thì bạn cứ lưu ở nhà cũng không sao cả, một số giấy tờ bản sao sẽ không hết hạn.

4. Trường hợp Giấy khai sinh không còn lưu trữ ở bất kỳ cơ quan hành chính nào (có thể do đã quá lâu, do lịch sử,…), thì bạn sẽ được cấp lại bản gốc. Trong bản gốc đó sẽ ghi là: Cấp lại. Đối với trường hợp này, khi bạn đi nộp Giấy khai sinh cấp lại để làm căn cứ đính chính các giấy tờ khác, một số cơ quan hành chính sẽ yêu cầu bạn phải nộp kèm thêm cả hồ sơ mà bạn dùng để được cấp lại Giấy khai sinh nữa.

5. Bạn nên giữ và bảo quản cẩn thận các hồ sơ, giấy tờ như: bằng tốt nghiệp, bằng khen, học bạ, thẻ bảo hiểm, lý lịch cán bộ, quyết định bổ nhiệm, quyết định nghỉ hưu…. từ nhỏ đến lớn, đừng nên bỏ đi giấy tờ nào, bởi có thể sau này bạn sẽ cần để chứng minh thông tin cá nhân. Mặc dù bây giờ việc quản lý thông tin cá nhân công dân đã dùng công nghệ hiện đại, đơn giản và chính xác hơn rất nhiều, tuy nhiên tôi nghĩ rằng bạn vẫn nên giữ các giấy tờ nói trên để đề phòng những rủi ro phát sinh mà không thể lường trước được. Việc lưu giữ các giấy tờ này có thể còn có ích cho các con cháu bạn sau này

6. Lý lịch đảng được một số cơ quan nhà nước coi là căn cứ để chứng minh các thông tin cá nhân của bạn. Điều quan trọng hơn là: Lý lịch đảng được một số cơ quan hành chính cho phép dùng để thay thế các giấy tờ để chứng minh mối quan hệ: VD Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn… Nhưng không phải tất cả các cơ quan nhà nước và cũng không phải bất cứ trường hợp nào đều chấp nhận Lý lịch Đảng. Thực tế là như vậy, do đó bạn cũng nên giữ cẩn thận lý lịch đảng của bạn hoặc ai đó trong gia đình (nếu có), biết đâu sau này có thể giúp ích cho bạn.

7. Cuối cùng, nếu kiểm tra mà thấy thiếu một số giấy tờ quan trọng, chẳng hạn như đăng ký kết hôn, giấy chứng tử…nhưng bạn chưa cần dùng đến, thì chúng tôi cũng khuyên bạn nên tìm đầy đủ hoặc đi làm thủ tục cấp lại càng sớm càng tốt.

Trên đây là những tư vấn và chia sẻ kinh nghiệm kiểm tra giấy tờ và làm các thủ tục đính chính, cấp lại giấy tờ. Tùy vào loại giấy tờ cụ thể sẽ có những cách giải quyết khác nhau.

Nếu gặp những trường hợp mà luật cũng chưa có quy định cụ thể, thì vẫn luôn có những nguyên tắc nhất định để áp dụng. Vậy nên bạn cũng không cần lo lắng nếu trường hợp của bạn có vẻ hơi phức tạp hơn bình thường. Nếu đúng là “người thật, việc thật” thì sẽ luôn luôn có cách giải quyết.

Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này hoặc liên hệ riêng với luật sưu của chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.

Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật qua email các thông báo về bài viết mới nhất từ Luật NBS.