Trong thủ tục hành chính, có 1 số giấy tờ bạn bắt buộc phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND), tuy nhiên cũng có một số giấy tờ bạn nghĩ là phải lấy xác nhận của UBND nhưng thực ra bạn hoàn toàn có thể làm chứng thực chữ ký tại các văn phòng công chứng.
Luật NBS sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn bạn trong bài viết này
MỤC LỤC BÀI VIẾT
Chứng thực chữ ký là gì?
“Chứng thực chữ ký” (CTCKý) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đó là khái niệm về chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật, tôi có thể giải thích đơn giản hơn cho bạn: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đúng người đã ký vào giấy tờ, văn bản đó.
Bởi vì trong một số trường hợp, cơ quan nhận giấy tờ của bạn không thể biết được chữ ký trong giấy tờ đó có đúng là của người đó ký hay không? CTCKý giúp hạn chế các trường hợp ký thay, ký hộ hay giả mạo chữ ký.
Bạn sẽ cần chứng thực chữ ký vào văn bản trong các trường hợp sau:
- Khi có quy định pháp luật bắt buộc;
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền;
- Khi bạn thấy cần thiết.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn
Các giấy tờ được chứng thực chữ ký
Nếu liệt kê cụ thể các giấy tờ được CTCKý thì sẽ có khá nhiều và không cần thiết. Để ngắn gọn và dễ hiểu hơn, chúng tôi xếp thành 3 loại cơ bản như sau:
1. Tờ khai lý lịch cá nhân (Sơ yếu lý lịch)
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…
Nội dung Sơ yếu lý lịch thì đã quá quen thuộc, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, thông tin về quá trình học tập và làm việc..v..v..
Sơ yếu lý lịch thường được yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là yêu cầu của cơ quan nhận sơ yếu lý lịch, không phải quy định bắt buộc của pháp luật
Khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho công dân, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X”
Chắc chắn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn là đúng, và thực ra thì họ cũng không có trách nhiệm xác nhận việc đó. Nội dung của Sơ yếu lý lịch là đúng hay sai hoàn toàn do bản thân người khai tự chịu trách nhiệm.
Chính vì vậy việc một số đơn vị yêu cầu sơ yếu lý lịch bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường / xã nhất là khi đã có CCCD gắn chip là hoàn toàn không cần thiết. Ngoài ra, hiện nay các UBND phường / xã đều chuyển qua xác nhận sơ yếu lý lịch theo hướng CTCKý của người khai.
 Riêng đối với Giấy xác nhận nhân thân, đây là loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật mà chỉ do một số tổ chức yêu cầu xác nhận. Giấy này có nội dung liên quan đến cam kết không có tiền án, tiền sự nên bạn không thể CTCKý mà buộc phải ra cơ quan công an cấp xã để xác nhận. |
Tham khảo thêm: Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)
2. Giấy ủy quyền
Pháp luật có quy định một số loại Giấy ủy quyền mà bạn có thể chứng thực chữ ký khi đáp ứng được đồng thời các điều kiện sau:
- Ủy quyền không có thù lao;
- Ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
- Ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
- a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
-
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
-
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
-
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Một số giấy tờ, văn bản khác
Ngoài sơ yếu lý lịch và các loại giấy ủy quyền như trên, bạn cũng có thể chứng thực chữ ký một số giấy tờ văn bản khác như Bản cam kết, bản tự khai, các loại đơn ..v..v…
Chúng tôi không thể liệt kê cụ thể các giấy tờ mà bạn có thểCTCKý, nhưng để nhận biết cũng không khó, bạn có thể dùng phương pháp loại trừ vì pháp luật có quy định các trường hợp không được CTCKý, đó là:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu CTCKý không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu CTCKý xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nếu sau khi đọc các quy định trên, bạn vẫn chưa xác được trường hợp nào có thể CTCKý thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn mang giấy tờ cần chứng thực chữ ký ra VPCC để hỏi họ có chứng thực được không. Bạn sẽ có câu trả lời chính xác nhất.
Hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần 2 loại giấy tờ sau:
- CCCD hoặc hộ chiếu hợp pháp còn thời hạn
- Giấy tờ, văn bản bạn sẽ ký
 Bạn không được ký trước / ký sẵn giấy tờ rồi mang đến, bạn bắt buộc phải ký trước mặt cơ quan có thẩm quyền.
Trong một số trường hợp cần thiết, văn phòng công chứng có thể yêu cầu soạn thảo / sửa đổi văn bản của bạn cho đúng quy định. |
Đó là vì các lý do sau:
- Quy định của pháp luật cho phép;
- VPCC và UBND cùng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau trong các trường hợp quy định
- Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký của VPCC và UBND là như nhau;
- Nội dung chứng thực giữa 2 cơ quan là giống nhau. Các giấy tờ chứng thực chữ ký do bản thân người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung, cả VPCC và UBND đều không phải chịu trách nhiệm xác nhận nội dung văn bản của bạn.
Việc chứng thực chữ ký của VPCC so với UBND có những ưu và nhược điểm là:
- Ưu điểm: Chứng thực tại VPCC rất nhanh, gọn, lấy ngay không cần đợi lâu, được phục vụ với tư cách khách hàng;
- Nhược điểm: Phí chứng thực của VPCC thường sẽ cao hơn.
| VPCC cũng có chức năng sao y bản chính, do đó bạn cũng có thể sao y bản chính tất cả các giấy tờ cần thiết tại Văn phòng công chứng mà không bắt buộc phải ra UBND. |
Lựa chọn của bạn?
Như vậy, khi có giấy tờ cần chứng thực chữ ký, bạn không chỉ có một lựa chọn duy nhất mà có thể chọn một trong các phương án sau:
- Thực hiện tại UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú;
- Thực hiện tại bất kỳ UBND phường, xã nào;
- Thực hiện tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp và thuận lợi khi cần làm các thủ tục hành chính.
Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với Luật NBS để được tư vấn và giải đáp.
Nếu bạn yêu thích đọc sách, bạn có thể chia sẻ, bình luận những cuốn Sách Hay với chúng tôi tại ĐÂY
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
Luật sư cho cháu hỏi ? cháu là thí sinh thi đại học ạ. Trong phiếu đăng kí dự thi có xác nhận (ký và đóng dấu của Công an xã, phường nơi thí sinh tự do đang cư trú tại địa phương) thì cháu có thể xin dấu ở UBND phường nào cũng được ạ ?
Bạn phải lấy xác nhận ở nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc đăng ký tạm trú nhé
Chào luật sư .luật sư cho em hỏi nhờ một chút a.em có ký hợp đồng với công ty môi giới để sang làm việc bên nhật. Trong hợp đồng đó họ bắt em nộp phạt 2 tỷ nếu không làm cho họ nữa. Và hợp đồng đó họ đã lấy nhiều số cmnd với chữ ký người nhà em. Hợp đồng này được chứng thực bởi xã nơi em cư trú. Vậy em muốn hỏi hợp đồng này có giá trị về mặt pháp lý không ạ.em cảm ơn
Hợp đồng có giá trị pháp lý và có hiệu lực rồi bạn nhé, tuy nhiên có hiệu lực toàn bộ hay phần nào thì cần phải xem xét cụ thể mới biết được.
Công ty yêu cầu em làm giấy xác nhận quan hệ là con rễ để bổ sung hồ sơ nghĩ về dự đám tang mặc dù em đã nạp giấy chứng tử rồi. Khi ra xã xin xác nhận quan hệ thì cán bộ từ chối và nói rằng xã không được xác nhận quan hệ, chỉ cần nạp các giấy tờ có liên quan chứng minh mối quan hệ cho công ty là được, hoặc là viết bản lý lịch cá nhân nêu rõ các mối quan hệ rồi xã sẽ chứng thực chữ ký theo nghị định 23 gì đó. Cho em hỏi hiện nay có văn bản nào hướng dẫn việc xác nhận quan hệ không, xã từ chối xác nhận có đúng không, nếu em không về được thì xã không chứng thực chữ ký được.
UBND xã không có thẩm quyền xác nhận quan hệ như bạn nói nhé, họ từ chối là đúng quy định rồi. Nếu bạn có đủ giấy tờ bao gồm: Giấy chứng tử của bố vợ bạn, giấy khai sinh của vợ bạn và đăng ký kết hôn của bạn và vợ bạn là đủ và không cần xác nhận nữa nhé. Nếu không bạn có thể làm theo hình thức chứng thực chữ ký theo hướng dẫn của UBND xã cũng được.
Xin chào Luật sư ,
Em có câu hỏi về chứng thực chữ kí ?
Bảng tường trình về mối quan hệ va cam kết sẽ kết hôn khi em nhập cảnh vô Hoa Kì, có được chứng thực chữ kí không ạ?
Nếu có thể làm đựoc thì em phải lên phòng tư pháp làm va cầ đem theo những giấy tờ tuỳ thân như CMND,Hộ Chiếu va giấy đăng kí tạm trú tạm vắng như thế nào ạ?
Em cám ơn Luật Sư.
Bản tường trình của bạn viết bằng tiếng Anh và chứng thực chữ ký luôn hay viết bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký rồi mới công chứng dịch thuật?
Khi đi chứng thực chữ ký, dù ở đâu thì bạn cũng chỉ cần mang CMND hoặc hộ chiếu và hộ khẩu hoặc sổ tạm trú là được nhé.
Cám ơn Luật Sư đã trả lời cho em thật nhanh . Cho Em xin hỏi thêm để em hiểu rõ hơn về trường hợp
1. Bản tường trình của em viết bằng tieng Việt vậy em sẽ đi tới phòng tư pháp để chứng thực chữ kí trước rồi công chứng dịch thuật ?
2: Bản tường trình của em tiếng Việt đã đi dich thuật sang tiếng Anh va được chứng thực chữ kí bởi văn phòng dịch thuật ?
Cả 2 đều có giá trị pháp lý như nhau thưa Luật sư ?
Em cám ơn chị
Thực ra làm cách nào thì tùy thuộc vào phía cơ quan mà bạn sẽ nộp bản tường trình. Cả 2 cách đều được bạn nhé, vậy nên nếu không chắc chắn về phía cơ quan tiếp nhận thì bạn làm cả 2 cách. Còn nếu chỉ có điều kiện làm 1 cách thì bạn nên làm theo cách 1 nhé. Bạn có thể đến UBND hoặc Văn phòng công chứng đều được.
Luật sư cho phép em được hỏi, khi muốn công chứng Giấy uỷ quyền để cho con đi du học Úc thì đến văn phòng công chứng nào cũng được đúng không ạ? Vì em đã đến UBND họ bảo là không chấp nhận uỷ quyền như vậy phải có quyết định của toà án nhưng trường tại úc đã cấp thư mời, và thư bão lãnh có tên người bảo hộ chịu trách nhiệm với bé rồi ạ. Mong Luật sư phản hổi sớm ạ.
Đúng rồi bạn, bạn đến VPCC nào cũng được nhé, nhớ mang đầy đủ giấy tờ để VPCC họ kiểm tra và đối chiếu các điều kiện ủy quyền trong trường hợp này.