Lưu ý khi xin xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)

Là công dân của Việt Nam, chắc hẳn sẽ có không ít lần bạn phải xin xác nhận hoặc chứng thực tại UBND xã, phường, thị trấn nơi bạn cư trú. Đó có thể là xác nhận một nội dung về nhân thân, chứng thực hộ khẩu hoặc xác nhận chữ ký…

Việt Nam vẫn là nước quản lý theo hộ khẩu, vậy nên khi chứng thực bất cứ nội dung nào liên quan đến nhân thân, hoặc chứng thực, xác nhận chữ ký, bạn đều phải đến UBND cấp xã nơi bạn cư trú để xin xác nhận, mà không phải là đến bất kỳ UBND nào cũng được.

Việc xác nhận nhiều khi bạn nghĩ là sẽ đơn giản, nhưng thực ra có rất nhiều vấn đề phát sinh, vì vậy bài viết hôm nay tôi sẽ chia sẻ một số lưu ý khi bạn đi xin xác nhận ở UBND xã, phường theo kinh nghiệm thực tế, có thể sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề đang vướng mắc của mình.

Khi chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ để thực hiện công chứng một giao dịch, hoặc làm một số thủ tục hành chính, bạn sẽ gặp trường hợp cần phải đi xin xác nhận một số nội dung tại UBND cấp xã, chẳng hạn xác nhận thời điểm sinh, thời điểm mất, xác nhận phần mộ, xác nhận quan hệ vợ chồng… đối với một số trường hợp không thể cấp lại Giấy khai sinh, giấy chứng tử, đăng ký kết hôn…

Nếu bạn chỉ quan tâm đến việc xác nhận Sơ yếu lý lịch, Giấy xác nhận nhân thân / nhân sự / hạnh kiểm hay một số giấy tờ tương tự thì bạn có thể tham khảo bài viết: Chứng thực chữ ký – lựa chọn thay thế một số xác nhận của Ủy ban nhân dân

Khi xin xác nhận, bạn sẽ gặp trường hợp trong đơn nêu rõ nội dung nhưng UBND chỉ xác nhận cho bạn như sau: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A (là người làm đơn) có hộ khẩu thường trú tại phường X”. Xác nhận có chữ ký của người có thẩm quyền và có đóng dấu của UBND. Tuy nhiên khi mang xác nhận đó đến tổ chức công chứng hoặc một cơ quan hành chính khác, thì cơ quan này không chấp nhận nội dung xác nhận như vậy mà yêu cầu bạn phải xin xác nhận của UBND với nội dung như sau: “UBND phường X xác nhận nội dung đơn của ông Nguyễn Văn A là đúng sự thật”.

Khi tôi làm công chứng và gặp trường hợp như vậy, rất nhiều khách hàng đã phản ứng với thái độ không đồng ý và cho rằng phía công chứng đang gây khó khăn. Tuy nhiên, phải khẳng định rằng, yêu cầu phải xin xác nhận lại nêu trên là đúng quy định và cần thiết. Bởi vì, nội dung cần xác nhận là thời điểm hoặc mối quan hệ như tôi đã nêu trên nhưng xác nhận của UBND chỉ đủ căn cứ để khẳng định người đó cư trú tại UBND đó, mà việc người đó cư trú tại UBND đó không có nghĩa là nội dung đơn của người đó là đúng sự thật. Nói cách khác, các cơ quan khác không có đủ căn cứ để khẳng định và biết được nội dung mà người đó nêu trong đơn có đúng hay không, và đương nhiên không thể chỉ dựa vào mỗi lời khai của người làm đơn để khẳng định được. Chính vì vậy các cơ quan khác khi nhận đơn đã buộc phải yêu cầu người dân đi xác nhận lại.

Để tránh tình trạng này, khi đi xác nhận bất cứ nội dung nào tại UBND, bạn nên chú ý nói rõ ràng với bộ phận tiếp nhận đơn là cần xác nhận nội dung đơn là đúng (mà không phải xác nhận tôi có hộ khẩu tại phường). Khi đó những nội dung nào UBND đủ căn cứ và thẩm quyền để xác nhận thì họ sẽ xác nhận cho bạn.

• Có thể bạn đang cần:

Nói thêm về tình huống phát sinh trong trường hợp này, khi đi xác nhận bạn sẽ gặp trường hợp phải đến xin xác nhận của tổ trưởng tổ dân phố hoặc người quản trang trước. Sau đó khi mang tờ đơn đã có xác nhận của tổ trưởng hoặc quản trang, UBND cấp xã sẽ xác nhận và đóng dấu vào đơn. Đối  với tổ trưởng tổ dân phố hoặc người quản trang, thường là bạn sẽ không gặp khó khăn nào, những người đó sẵn sàng xác nhận nội dung đúng sự thật cho bạn. Nhưng về phía UBND, bạn sẽ có thể gặp 2 trường hợp sau đây:

• TH1: UBND xác nhận: “bà Nguyễn Thị B là tổ trưởng tổ dân phố (hoặc người cai quản nghĩa trang Y) của phường” (tùy từng nơi có thể có thêm nội dung: “chữ ký của bà Nguyễn Thị B là đúng”)
• TH2: UBND xác nhận: “nội dung đơn của ông Nguyễn Văn A là đúng sự thật”

Đối với trường hợp 2, không cần bàn thêm vì.. “chuẩn” quá rồi, nhưng đa phần người dân thường gặp trường hợp 1, khi gặp trường hợp này, hiện nay một số các tổ chức công chứng đã chấp nhận để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, vì vậy nếu thấy việc xin xác nhận theo trường hợp 2 là quá khó khăn thì bạn có thể làm theo trường hợp 1, tất nhiên phải linh hoạt tùy từng nội dung cần xác nhận và nên hỏi trước văn phòng công chứng.

Tuy nhiên đối với trường hợp 1, phát sinh một số rủi ro, đó là tuy đã được tổ chức công chứng chấp nhận nhưng khi đi làm thủ tục tại một số cơ quan hành chính khác, họ lại không chấp nhận xác nhận như vậy, mà họ bắt xác nhận nội dung. Trường hợp này hiện tại chưa có quy định cụ thể nên không xử lý triệt để được, vì thực ra tổ chức công chứng đã làm đúng nhưng yêu cầu của cơ quan hành chính cũng không sai so với quy định.

• Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra toàn bộ hồ sơ giấy tờ trong nhà bạn

Thực ra tôi cũng không hiểu tại sao đa số UBND xã, phường lại “sợ” xác nhận nội dung đến vậy, mặc dù đã có đầy đủ chữ ký của tổ trưởng tổ dân phố, của ngưởi quản trang, người dân họ cũng có một số giấy tờ chứng minh cho việc cần xác nhận… Mà thực ra không khó để cán bộ phường có thể thẩm định được nội dung đơn của người dân là đúng hay chưa đúng, bởi vì họ là cấp quản lý gần dân nhất. Vậy mà họ vẫn không “dám” chịu trách nhiệm để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Chính vì vậy dẫn đến việc xin xác nhận của người dân tưởng đơn giản hóa ra lại thành phức tạp và phải đi lại nhiều lần.

Có một cách, có thể coi là một “mẹo” nhỏ khi bạn tự đi xin xác nhận: Đó là nếu như bạn rất cần UBND phường, xã xác nhận nội dung nhưng họ vẫn không đồng ý, lúc đó bạn thử yêu cầu họ là: chỉ cần ký và đóng dấu vào đơn cho bạn, mà không cần viết thêm bất cứ một chữ hay xác nhận nào khác. Cách này có thể tạm gọi là “nước đôi”, có nghĩa là bạn sẽ được việc (có xác nhận của UBND), và UBND có thể sẽ bớt phải lo lắng về “trách nhiệm” khi không phải viết thêm gì mà vẫn hoàn toàn đúng luật. Cách này không phải lúc nào cũng thành công, nhưng tôi đã thử và thấy một số UBND họ rất thoải mái khi xác nhận như vậy. Vậy nên nếu “bí” quá bạn thử xem sao 😛 .

Còn cách giải quyết có thể coi là ổn nhất trong trường hợp đi xin xác nhận tại UBND, chỉ xét riêng đối với mục đích công chứng, đó là bạn yêu cầu chính tổ chức công chứng đó xác minh cho bạn, khi đó tổ chức công chứng sẽ phát hành văn bản và làm các thủ tục xác minh theo quyền hạn của họ. Yêu cầu của bạn có thể được tổ chức công chứng chấp nhận hoặc từ chối (đó là quyền của họ) và nếu được chấp nhận bạn có thể phải trả thêm phí dịch vụ xác minh, bù lại thì bạn sẽ yên tâm hơn, và không phải đi lại nhiều lần, bởi vì kết quả của việc tổ chức công chứng xác nhận đó là văn bản trả lời của UBND phường, xã về nội dung cần xác nhận.

• Có thể bạn quan tâm: Xác nhận tình trạng hôn nhân – Khó hay dễ?

Cách thứ 2, nếu công chứng viên thấy hồ sơ của bạn đủ độ tin cậy và an toàn, không phát sinh rủi ro, bạn có thể đề nghị tổ chức công chứng làm văn bản xác nhận là đã thẩm tra và sẽ chịu trách nhiệm với những nội dung về nhân thân của bạn trong văn bản công chứng. Có văn bản đó, bạn cũng có thể đi làm được các thủ tục tiếp theo. Tuy nhiên cách này rất khó và rất hiếm, chỉ trường hợp bất đắc dĩ hoặc quá khó khăn thì văn phòng công chứng mới chấp nhận làm vậy cho bạn, vì đó không phải là nghĩa vụ của họ. Tuy nhiên thì dù sao đây cũng là một cách mà tôi đã gặp, vậy nên tôi vẫn nêu ra để biết đâu một lúc nào đó có ích cho bạn.

Cuối cùng, nếu bạn cần các văn bản quy định liên quan đến các loại xác nhận cơ bản của UBND, thì bạn có thể tải về miễn phí bộ văn bản pháp luật dưới đây.

Bộ văn bản này bao gồm 4 văn bản: Luật hộ tịch 2014, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định chi tiết Luật Hộ tịch và Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực. Bộ văn bản này bao gồm gần như toàn bộ các quy định liên quan đến các loại xác nhận cơ bản của UBND các cấp, đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân..v..v.. và Toàn bộ các mẫu tờ khai có liên quan, tất cả đều là file word dạng *.doc. Đây có thể coi là cẩm nang cho bạn khi cần thiết phải “làm việc” với UBND và tôi cũng phải căn cứ vào những văn bản này để tư vấn cho bạn đấy  😉

Bạn đừng ngại khi phải đọc văn bản pháp luật và cũng đừng ngại khi thấy nó quá dài, bạn hãy sử dụng chức năng “Ctrl + F” của Microsoft Word để tra cứu nội dung mình cần. Nếu sau khi tra cứu vẫn còn băn khoăn thì đừng ngại để lại câu hỏi dưới đây.

Hy vọng bài viết này sẽ phần nào giúp ích cho những ai quan tâm. Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này hoặc liên hệ riêng để được tư vấn

Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.