Trong thủ tục hành chính, có 1 số giấy tờ bạn bắt buộc phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND), tuy nhiên cũng có một số giấy tờ bạn nghĩ là phải lấy xác nhận của UBND nhưng thực ra bạn hoàn toàn có thể làm chứng thực chữ ký tại các văn phòng công chứng.
Luật NBS sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn bạn trong bài viết này
MỤC LỤC BÀI VIẾT
Chứng thực chữ ký là gì?
“Chứng thực chữ ký” (CTCKý) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đó là khái niệm về chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật, tôi có thể giải thích đơn giản hơn cho bạn: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đúng người đã ký vào giấy tờ, văn bản đó.
Bởi vì trong một số trường hợp, cơ quan nhận giấy tờ của bạn không thể biết được chữ ký trong giấy tờ đó có đúng là của người đó ký hay không? CTCKý giúp hạn chế các trường hợp ký thay, ký hộ hay giả mạo chữ ký.
Bạn sẽ cần chứng thực chữ ký vào văn bản trong các trường hợp sau:
- Khi có quy định pháp luật bắt buộc;
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền;
- Khi bạn thấy cần thiết.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn
Các giấy tờ được chứng thực chữ ký
Nếu liệt kê cụ thể các giấy tờ được CTCKý thì sẽ có khá nhiều và không cần thiết. Để ngắn gọn và dễ hiểu hơn, chúng tôi xếp thành 3 loại cơ bản như sau:
1. Tờ khai lý lịch cá nhân (Sơ yếu lý lịch)
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…
Nội dung Sơ yếu lý lịch thì đã quá quen thuộc, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, thông tin về quá trình học tập và làm việc..v..v..
Sơ yếu lý lịch thường được yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là yêu cầu của cơ quan nhận sơ yếu lý lịch, không phải quy định bắt buộc của pháp luật
Khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho công dân, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X”
Chắc chắn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn là đúng, và thực ra thì họ cũng không có trách nhiệm xác nhận việc đó. Nội dung của Sơ yếu lý lịch là đúng hay sai hoàn toàn do bản thân người khai tự chịu trách nhiệm.
Chính vì vậy việc một số đơn vị yêu cầu sơ yếu lý lịch bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường / xã nhất là khi đã có CCCD gắn chip là hoàn toàn không cần thiết. Ngoài ra, hiện nay các UBND phường / xã đều chuyển qua xác nhận sơ yếu lý lịch theo hướng CTCKý của người khai.
 Riêng đối với Giấy xác nhận nhân thân, đây là loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật mà chỉ do một số tổ chức yêu cầu xác nhận. Giấy này có nội dung liên quan đến cam kết không có tiền án, tiền sự nên bạn không thể CTCKý mà buộc phải ra cơ quan công an cấp xã để xác nhận. |
Tham khảo thêm: Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)
2. Giấy ủy quyền
Pháp luật có quy định một số loại Giấy ủy quyền mà bạn có thể chứng thực chữ ký khi đáp ứng được đồng thời các điều kiện sau:
- Ủy quyền không có thù lao;
- Ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
- Ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
- a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
-
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
-
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
-
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Một số giấy tờ, văn bản khác
Ngoài sơ yếu lý lịch và các loại giấy ủy quyền như trên, bạn cũng có thể chứng thực chữ ký một số giấy tờ văn bản khác như Bản cam kết, bản tự khai, các loại đơn ..v..v…
Chúng tôi không thể liệt kê cụ thể các giấy tờ mà bạn có thểCTCKý, nhưng để nhận biết cũng không khó, bạn có thể dùng phương pháp loại trừ vì pháp luật có quy định các trường hợp không được CTCKý, đó là:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu CTCKý không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu CTCKý xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nếu sau khi đọc các quy định trên, bạn vẫn chưa xác được trường hợp nào có thể CTCKý thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn mang giấy tờ cần chứng thực chữ ký ra VPCC để hỏi họ có chứng thực được không. Bạn sẽ có câu trả lời chính xác nhất.
Hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần 2 loại giấy tờ sau:
- CCCD hoặc hộ chiếu hợp pháp còn thời hạn
- Giấy tờ, văn bản bạn sẽ ký
 Bạn không được ký trước / ký sẵn giấy tờ rồi mang đến, bạn bắt buộc phải ký trước mặt cơ quan có thẩm quyền.
Trong một số trường hợp cần thiết, văn phòng công chứng có thể yêu cầu soạn thảo / sửa đổi văn bản của bạn cho đúng quy định. |
Đó là vì các lý do sau:
- Quy định của pháp luật cho phép;
- VPCC và UBND cùng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau trong các trường hợp quy định
- Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký của VPCC và UBND là như nhau;
- Nội dung chứng thực giữa 2 cơ quan là giống nhau. Các giấy tờ chứng thực chữ ký do bản thân người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung, cả VPCC và UBND đều không phải chịu trách nhiệm xác nhận nội dung văn bản của bạn.
Việc chứng thực chữ ký của VPCC so với UBND có những ưu và nhược điểm là:
- Ưu điểm: Chứng thực tại VPCC rất nhanh, gọn, lấy ngay không cần đợi lâu, được phục vụ với tư cách khách hàng;
- Nhược điểm: Phí chứng thực của VPCC thường sẽ cao hơn.
| VPCC cũng có chức năng sao y bản chính, do đó bạn cũng có thể sao y bản chính tất cả các giấy tờ cần thiết tại Văn phòng công chứng mà không bắt buộc phải ra UBND. |
Lựa chọn của bạn?
Như vậy, khi có giấy tờ cần chứng thực chữ ký, bạn không chỉ có một lựa chọn duy nhất mà có thể chọn một trong các phương án sau:
- Thực hiện tại UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú;
- Thực hiện tại bất kỳ UBND phường, xã nào;
- Thực hiện tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp và thuận lợi khi cần làm các thủ tục hành chính.
Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với Luật NBS để được tư vấn và giải đáp.
Nếu bạn yêu thích đọc sách, bạn có thể chia sẻ, bình luận những cuốn Sách Hay với chúng tôi tại ĐÂY
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
Phantraiqn@gmail.com
Chào Luật Sư:
Chị cho Em hỏi : Em có làm đơn xin xác thực chữ ký và trong đơn có ghi thêm phần Vì điều kiện gia đình đi làm ăn xa,Tôi không thể trực tiếp ký vào giấy xác nhận quyền được thừa hưởng phân chia đất của Mẹ cho các anh chị của Tôi, Nay Tôi viết đơn này xin quý cơ quan xác thực cho tôi : dưới đây là chữ ký của tôi, được ký trực tiếp tại UBND ….. vào ngày….. Thì có được xác thực không – Và phải đến UBND phường hay Phòng tư pháp chức thực được ạ.
Em chân thành cảm ơn!
Nếu chứng thực chữ ký thì em ra 1 Văn phòng công chứng gần nhất có phải đơn giản hơn không? UBND rất khó có thể chứng thực cho em như vậy.
Xác nhận lý lich hoặc xác nhận chữ ký thì phải là nghị định 23. Và xác nhận lý lịch thì bắt buộc phải tự mình đi, khi đi chỉ cần cầm theo CM hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng
Cảm ơn bạn đã cung cấp thông tin, tôi sẽ sớm bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 20/2015/TT-BTP (hướng dẫn Nghị định 23).
Nếu chứng thực chữ ký thì phải tự người đó đi làm, còn nếu chứng thực lý lịch dạng: “Có hộ khẩu tại…” thì thực tế có trường hợp có thể nhờ người thân đi làm hoặc ủy quyền nhé.
Xác nhận lý lịch là xác nhận chữ ký, không được xác nhận bằng hộ khẩu đâu nhé. Đã có văn bản chỉ đạo của cục hộ tịch quốc tịch mình mong bạn nghiên cứu lại nhé
Mình đang nói về thực tế bạn ạ, mình làm thực tế và vận dụng quy định vào thực tế, và tư vấn cũng như vậy, ngoài quy định còn phải dựa vào thực tế áp dụng của quy định đó nữa.
Nếu như tất cả UBND các cấp ở Việt Nam đều áp dụng theo đúng quy định và chỉ đạo của cục hộ tịch quốc tịch như bạn nói thì tốt quá. Cho đến thời điểm này thực tế mình vẫn thấy có Sơ yếu lý lịch xác nhận theo hộ khẩu. Cũng giống như việc UBND lại xác nhận vào SYLL là “không chấp hành chủ trương…” vậy, chỉ khác là một trường hợp có thể gây bất lợi cho công dân nên đã bị khiếu nại, trường hợp còn lại không ảnh hưởng gì và công dân vẫn sử dụng SYLL đó, các cơ quan, tổ chức vẫn chấp nhận SYLL với xác nhận như vậy mà không từ chối và bắt đi làm lại chứng thực chữ ký theo chỉ đạo của cục hộ tịch quốc tịch như bạn nói.
chị ơi cho e hỏi là giấy xác nhận hạnh kiểm mình có thể ra văn phòng công chứng hay UBND xã phường nào cũng được k ạ
Như tôi đã nêu trong bài viết thì giấy xác nhận hạnh kiểm bạn cần ra cơ quan công an xã/phường nhé
Cho phép em được hỏi hiện nay quy định về đóng dấu giáp lai trên sổ hộ khẩu là như thế nào ạ? Vì có nơi chỉ đóng dấu đến trang có nhân khẩu cuối cùng, có nơi lại đóng dấu đến trang cuối cùng của sổ hộ khẩu là trang 16. Việc này gây ra những tranh cãi khi làm việc giữa ngân hàng với các bên có liên quan. Mong Luật sư giải đáp giúp em. Em chân thành cảm ơn Luật sư ạ!
Sổ hộ khẩu gốc không có giáp lai bạn nhé, vậy nên tôi chưa hiểu câu hỏi của bạn.
Luật sư cho tôi hỏi,chị tôi bảo lãnh mẹ tôi sang bên italia mổ xương khớp mà lại chưa có quốc tịch cho mẹ tôi, còn chị tôi chỉ có thẻ cư trú. Số tiền mổ 35000€ nhà tôi xin giấy xác nhận khó khăn mang ra ông trưởng khu phố ký , xong mang ra ubnd phường mà bên nước ngoài bắt buộc phải xin mẫu lời chứng số 2. Chứng thực chữ ký. Tôi không hiểu xin mẫu chứng thực chữ ký để làm gì. Và muốn xin mẫu chứng thực chữ ký ở đâu?.ai có thẩm quyền xác thực?xin cám ơn luật sư
Vì đây là phía bên nước ngoài yêu cầu nên bạn cần tìm hiểu pháp luật ở bên đó nhé. Còn ở Việt Nam, bạn có thể chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc các Văn phòng công chứng như tôi đã đề cập trong bài viết