Trong thủ tục hành chính, có 1 số giấy tờ bạn bắt buộc phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND), tuy nhiên cũng có một số giấy tờ bạn nghĩ là phải lấy xác nhận của UBND nhưng thực ra bạn hoàn toàn có thể làm chứng thực chữ ký tại các văn phòng công chứng.
Luật NBS sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn bạn trong bài viết này
MỤC LỤC BÀI VIẾT
Chứng thực chữ ký là gì?
“Chứng thực chữ ký” (CTCKý) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đó là khái niệm về chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật, tôi có thể giải thích đơn giản hơn cho bạn: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đúng người đã ký vào giấy tờ, văn bản đó.
Bởi vì trong một số trường hợp, cơ quan nhận giấy tờ của bạn không thể biết được chữ ký trong giấy tờ đó có đúng là của người đó ký hay không? CTCKý giúp hạn chế các trường hợp ký thay, ký hộ hay giả mạo chữ ký.
Bạn sẽ cần chứng thực chữ ký vào văn bản trong các trường hợp sau:
- Khi có quy định pháp luật bắt buộc;
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền;
- Khi bạn thấy cần thiết.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn
Các giấy tờ được chứng thực chữ ký
Nếu liệt kê cụ thể các giấy tờ được CTCKý thì sẽ có khá nhiều và không cần thiết. Để ngắn gọn và dễ hiểu hơn, chúng tôi xếp thành 3 loại cơ bản như sau:
1. Tờ khai lý lịch cá nhân (Sơ yếu lý lịch)
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…
Nội dung Sơ yếu lý lịch thì đã quá quen thuộc, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, thông tin về quá trình học tập và làm việc..v..v..
Sơ yếu lý lịch thường được yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là yêu cầu của cơ quan nhận sơ yếu lý lịch, không phải quy định bắt buộc của pháp luật
Khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho công dân, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X”
Chắc chắn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn là đúng, và thực ra thì họ cũng không có trách nhiệm xác nhận việc đó. Nội dung của Sơ yếu lý lịch là đúng hay sai hoàn toàn do bản thân người khai tự chịu trách nhiệm.
Chính vì vậy việc một số đơn vị yêu cầu sơ yếu lý lịch bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường / xã nhất là khi đã có CCCD gắn chip là hoàn toàn không cần thiết. Ngoài ra, hiện nay các UBND phường / xã đều chuyển qua xác nhận sơ yếu lý lịch theo hướng CTCKý của người khai.
 Riêng đối với Giấy xác nhận nhân thân, đây là loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật mà chỉ do một số tổ chức yêu cầu xác nhận. Giấy này có nội dung liên quan đến cam kết không có tiền án, tiền sự nên bạn không thể CTCKý mà buộc phải ra cơ quan công an cấp xã để xác nhận. |
Tham khảo thêm: Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)
2. Giấy ủy quyền
Pháp luật có quy định một số loại Giấy ủy quyền mà bạn có thể chứng thực chữ ký khi đáp ứng được đồng thời các điều kiện sau:
- Ủy quyền không có thù lao;
- Ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
- Ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
- a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
-
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
-
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
-
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Một số giấy tờ, văn bản khác
Ngoài sơ yếu lý lịch và các loại giấy ủy quyền như trên, bạn cũng có thể chứng thực chữ ký một số giấy tờ văn bản khác như Bản cam kết, bản tự khai, các loại đơn ..v..v…
Chúng tôi không thể liệt kê cụ thể các giấy tờ mà bạn có thểCTCKý, nhưng để nhận biết cũng không khó, bạn có thể dùng phương pháp loại trừ vì pháp luật có quy định các trường hợp không được CTCKý, đó là:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu CTCKý không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu CTCKý xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nếu sau khi đọc các quy định trên, bạn vẫn chưa xác được trường hợp nào có thể CTCKý thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn mang giấy tờ cần chứng thực chữ ký ra VPCC để hỏi họ có chứng thực được không. Bạn sẽ có câu trả lời chính xác nhất.
Hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần 2 loại giấy tờ sau:
- CCCD hoặc hộ chiếu hợp pháp còn thời hạn
- Giấy tờ, văn bản bạn sẽ ký
 Bạn không được ký trước / ký sẵn giấy tờ rồi mang đến, bạn bắt buộc phải ký trước mặt cơ quan có thẩm quyền.
Trong một số trường hợp cần thiết, văn phòng công chứng có thể yêu cầu soạn thảo / sửa đổi văn bản của bạn cho đúng quy định. |
Đó là vì các lý do sau:
- Quy định của pháp luật cho phép;
- VPCC và UBND cùng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau trong các trường hợp quy định
- Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký của VPCC và UBND là như nhau;
- Nội dung chứng thực giữa 2 cơ quan là giống nhau. Các giấy tờ chứng thực chữ ký do bản thân người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung, cả VPCC và UBND đều không phải chịu trách nhiệm xác nhận nội dung văn bản của bạn.
Việc chứng thực chữ ký của VPCC so với UBND có những ưu và nhược điểm là:
- Ưu điểm: Chứng thực tại VPCC rất nhanh, gọn, lấy ngay không cần đợi lâu, được phục vụ với tư cách khách hàng;
- Nhược điểm: Phí chứng thực của VPCC thường sẽ cao hơn.
| VPCC cũng có chức năng sao y bản chính, do đó bạn cũng có thể sao y bản chính tất cả các giấy tờ cần thiết tại Văn phòng công chứng mà không bắt buộc phải ra UBND. |
Lựa chọn của bạn?
Như vậy, khi có giấy tờ cần chứng thực chữ ký, bạn không chỉ có một lựa chọn duy nhất mà có thể chọn một trong các phương án sau:
- Thực hiện tại UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú;
- Thực hiện tại bất kỳ UBND phường, xã nào;
- Thực hiện tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp và thuận lợi khi cần làm các thủ tục hành chính.
Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với Luật NBS để được tư vấn và giải đáp.
Nếu bạn yêu thích đọc sách, bạn có thể chia sẻ, bình luận những cuốn Sách Hay với chúng tôi tại ĐÂY
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
chào chị: chị cho em hỏi:
chứng thực chư ký trong lý lịch của người không có hộ khảu tại địa phương thì mình làm riêng nội dung chứng thực chứ ký rồi mình kẹp vào lý lịch của người dân( chỗ xác nhận của địa phương bỏ trống hả chị) hay là mình ghi trực tiếp vào lý lịch rồi ký và đóng dấu trực tiếp vào đó. có hình ảnh càng tốt nha chị, hoạc ví dụ. xin chị chỉ cho. em đang cần gấp
cảm ơn chị!
Bạn làm riêng một tờ nội dung chứng thực chữ ký rồi kẹp vào lý lịch của người dân nhé, đóng dấu tròn và dấu chức danh của người ký vào tờ chứng thực, đóng dấu giáp lai bản lý lịch + tờ chứng thực và giáp lai ảnh (nếu có).
Mẫu lời chứng ctck bạn lấy tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhé. Link tại Đây (ở phần phụ lục dưới chương Điều khoản thi hành nhé)
Cho e hỏi mình có thể làm giấy xác nhận hạnh kiểm từ bản photo sổ hộ khẩu đã công chứng không ạ ?
Nếu bản sổ hộ khẩu đã công chứng chưa quá thời hạn 6 tháng thì tùy vào từng cơ quan ở địa phương có chấp nhận cho bạn sử dụng hay không nhé. Tuy nhiên thông thường các cơ quan đều yêu cầu bạn phải có sổ hộ khẩu gốc mới xác nhận.
E vào ủy ban nhân dân nơi thường trú của e để xin công chứng sơ yếu lý lịch và đơn xin việc cua e.nhưng bên ủy ban k chịu kí cho e.với lí do họ đưa ra là còn 1tháng tới khám nghĩa vụ quân sự k kí để e đi xin việc.vậy e có thể làm thế nào ạ.e có thể đi kiện đc k ạ
Em kiện hay khiếu nại cũng được nhưng sẽ rất mất thời gian có thể lỡ cơ hội việc làm của em. Vì vậy em có thể chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng nhé.
CHO em hỏi , em muốn xin giấy xác nhận nhân thân để đi máy bay do đã bị mất chứng minh thư , e đi làm ở xa , chỉ có sổ hộ khẩu , thì e có thể mang sổ hộ khẩu và mẫu đơn xác nhận nhân thân ra phường ( xã) mà em đang làm việc để xin xác nhận được k ạ .
Xác nhận nhân thân thường phải làm ở nơi bạn có hộ khẩu nhé. Tuy nhiên bạn cứ mang xác nhận ra Công an phường nơi bạn đang làm việc để hỏi xem họ có xác nhận cho bạn không, một số nơi có thể họ vẫn xác nhận cho bạn.
Cho em hỏi, tình trạng của em cũng giống như bạn Dương. Em muốn xin giấy xác nhận nhân thân nhưng hiện tại em chỉ có hộ khẩu photo đã công chứng (chưa quá 6 tháng) thì CA Phường có xác nhận cho em không ạ.
Thực ra cùng tùy phường bạn nhé, vì không có quy định cụ thể. Về nguyên tắc bạn cần có hộ khẩu gốc, tuy nhiên thì bên CA có thể tra hồ sơ gốc. Vậy nên bạn nói để họ tạo điều kiện xác nhận cho bạn nhé.
Chào luật sự.
Mình có một vấn như sau muốn nhờ luật sư tư vấn giúp mình.
Mình kinh doanh trên facebook và có 1 số fanpage nhưng hiện tại đã bị kẻ gian lấy cắp. Mình có khiếu nại wua facebook và được fb hướng dẫn viết một bảng tường trình xãy ra vụ việc trên. Kèm theo hóa đơn đã thanh toán cho facebook trong 3 lần gần đây nhất.Fb yêu cầu thêm là bảng tường trình đó phải có công chứng. Nhưng mình đã đi hết các văn phòng công chứng không ai chiệu công chứng cho mình hết.
Mong luật sư tư vấn giúp mình với
Chào bạn, bạn công chứng sẽ không được nhé, bạn ra VPCC nói với họ là chứng thực chữ ký trong đơn cho bạn.