Trong thủ tục hành chính, có 1 số giấy tờ bạn bắt buộc phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND), tuy nhiên cũng có một số giấy tờ bạn nghĩ là phải lấy xác nhận của UBND nhưng thực ra bạn hoàn toàn có thể làm chứng thực chữ ký tại các văn phòng công chứng.
Luật NBS sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn bạn trong bài viết này
MỤC LỤC BÀI VIẾT
Chứng thực chữ ký là gì?
“Chứng thực chữ ký” (CTCKý) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Đó là khái niệm về chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật, tôi có thể giải thích đơn giản hơn cho bạn: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đúng người đã ký vào giấy tờ, văn bản đó.
Bởi vì trong một số trường hợp, cơ quan nhận giấy tờ của bạn không thể biết được chữ ký trong giấy tờ đó có đúng là của người đó ký hay không? CTCKý giúp hạn chế các trường hợp ký thay, ký hộ hay giả mạo chữ ký.
Bạn sẽ cần chứng thực chữ ký vào văn bản trong các trường hợp sau:
- Khi có quy định pháp luật bắt buộc;
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền;
- Khi bạn thấy cần thiết.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra giấy tờ trong nhà bạn
Các giấy tờ được chứng thực chữ ký
Nếu liệt kê cụ thể các giấy tờ được CTCKý thì sẽ có khá nhiều và không cần thiết. Để ngắn gọn và dễ hiểu hơn, chúng tôi xếp thành 3 loại cơ bản như sau:
1. Tờ khai lý lịch cá nhân (Sơ yếu lý lịch)
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…
Nội dung Sơ yếu lý lịch thì đã quá quen thuộc, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, thông tin về quá trình học tập và làm việc..v..v..
Sơ yếu lý lịch thường được yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là yêu cầu của cơ quan nhận sơ yếu lý lịch, không phải quy định bắt buộc của pháp luật
Khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho công dân, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X”
Chắc chắn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn là đúng, và thực ra thì họ cũng không có trách nhiệm xác nhận việc đó. Nội dung của Sơ yếu lý lịch là đúng hay sai hoàn toàn do bản thân người khai tự chịu trách nhiệm.
Chính vì vậy việc một số đơn vị yêu cầu sơ yếu lý lịch bắt buộc phải có xác nhận của UBND phường / xã nhất là khi đã có CCCD gắn chip là hoàn toàn không cần thiết. Ngoài ra, hiện nay các UBND phường / xã đều chuyển qua xác nhận sơ yếu lý lịch theo hướng CTCKý của người khai.
 Riêng đối với Giấy xác nhận nhân thân, đây là loại giấy tờ không có trong quy định của pháp luật mà chỉ do một số tổ chức yêu cầu xác nhận. Giấy này có nội dung liên quan đến cam kết không có tiền án, tiền sự nên bạn không thể CTCKý mà buộc phải ra cơ quan công an cấp xã để xác nhận. |
Tham khảo thêm: Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)
2. Giấy ủy quyền
Pháp luật có quy định một số loại Giấy ủy quyền mà bạn có thể chứng thực chữ ký khi đáp ứng được đồng thời các điều kiện sau:
- Ủy quyền không có thù lao;
- Ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
- Ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
- a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
-
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
-
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
-
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Một số giấy tờ, văn bản khác
Ngoài sơ yếu lý lịch và các loại giấy ủy quyền như trên, bạn cũng có thể chứng thực chữ ký một số giấy tờ văn bản khác như Bản cam kết, bản tự khai, các loại đơn ..v..v…
Chúng tôi không thể liệt kê cụ thể các giấy tờ mà bạn có thểCTCKý, nhưng để nhận biết cũng không khó, bạn có thể dùng phương pháp loại trừ vì pháp luật có quy định các trường hợp không được CTCKý, đó là:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu CTCKý không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu CTCKý xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nếu sau khi đọc các quy định trên, bạn vẫn chưa xác được trường hợp nào có thể CTCKý thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn mang giấy tờ cần chứng thực chữ ký ra VPCC để hỏi họ có chứng thực được không. Bạn sẽ có câu trả lời chính xác nhất.
Hồ sơ chứng thực chữ ký
Hồ sơ chứng thực chữ ký cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần 2 loại giấy tờ sau:
- CCCD hoặc hộ chiếu hợp pháp còn thời hạn
- Giấy tờ, văn bản bạn sẽ ký
 Bạn không được ký trước / ký sẵn giấy tờ rồi mang đến, bạn bắt buộc phải ký trước mặt cơ quan có thẩm quyền.
Trong một số trường hợp cần thiết, văn phòng công chứng có thể yêu cầu soạn thảo / sửa đổi văn bản của bạn cho đúng quy định. |
Đó là vì các lý do sau:
- Quy định của pháp luật cho phép;
- VPCC và UBND cùng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau trong các trường hợp quy định
- Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký của VPCC và UBND là như nhau;
- Nội dung chứng thực giữa 2 cơ quan là giống nhau. Các giấy tờ chứng thực chữ ký do bản thân người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung, cả VPCC và UBND đều không phải chịu trách nhiệm xác nhận nội dung văn bản của bạn.
Việc chứng thực chữ ký của VPCC so với UBND có những ưu và nhược điểm là:
- Ưu điểm: Chứng thực tại VPCC rất nhanh, gọn, lấy ngay không cần đợi lâu, được phục vụ với tư cách khách hàng;
- Nhược điểm: Phí chứng thực của VPCC thường sẽ cao hơn.
| VPCC cũng có chức năng sao y bản chính, do đó bạn cũng có thể sao y bản chính tất cả các giấy tờ cần thiết tại Văn phòng công chứng mà không bắt buộc phải ra UBND. |
Lựa chọn của bạn?
Như vậy, khi có giấy tờ cần chứng thực chữ ký, bạn không chỉ có một lựa chọn duy nhất mà có thể chọn một trong các phương án sau:
- Thực hiện tại UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú;
- Thực hiện tại bất kỳ UBND phường, xã nào;
- Thực hiện tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có được những lựa chọn phù hợp và thuận lợi khi cần làm các thủ tục hành chính.
Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với Luật NBS để được tư vấn và giải đáp.
Nếu bạn yêu thích đọc sách, bạn có thể chia sẻ, bình luận những cuốn Sách Hay với chúng tôi tại ĐÂY
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
Xin cho hỏi lý lịch tự thuật thủ trưởng cơ quan đơn vị có xác nhận được không ạ?
Được bạn nhé, quan trọng là nơi bạn nộp lý lịch có đồng ý xác nhận của cơ quan đơn vị hay không thôi
Em chào chị , nhờ chị tư vấn giúp em ạ , hiện tại thì em đang xin việc làm ở một cơ quan nhưng do là đến tháng 12/2020 em mới đủ 18 tuổi nên họ bắt em làm giấy cam kết do gia đình em bảo lãnh ký tên và có xác nhận của UBND địa phương hoặc phòng công chứng nhà nước hay phòng tư pháp nhưng vì em đang ở xa nên không về được em có thể mang HỘ KHẨU và CMND của mẹ em ra phòng công chứng nhà nước hoặc UBND cấp xã khác để xác nhận được không ạ. Em cảm ơn
Giấy cam kết của bạn phải do người trong gia đình bạn (bố/mẹ) ký xác nhận thì mới đúng yeu cầu của cơ quan và VPCC hoặc UBND mới chứng nhận cho bạn được nhé.
Em chào chị, cho em hỏi là khi yêu cầu UBND cấp xã chứng thực chữ ký thì quy định “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản” thì chỉ áp dụng với giấy ủy quyền hay là với các loại giấy tờ cá nhân tự lập khác nữa ak? em cảm ơn chị
Quy định này chỉ áp dụng với Giấy ủy quyền thôi bạn nhé. Các loại giấy tờ cá nhận tự lập khác thì bạn căn cứ các quy định khác cũng trong Nghị định 23.
Em chào chị. Mong chị giúp em với ạ
Em đang cần chữ kí giấy xác nhận hoàn cảnh khó khăn để xét làm hồ sơ bổ sung học bổng thì cần về UBND xã thường trú. Hay lại UBND phường nơi em đang cư trú được không ạ? ( do quê em khá xa nên sợ về không kịp để xét ạ). Mong chị sớm giải đáp giúp em. Em cảm ơn chị
Nếu xác nhận hoàn cảnh khó khăn thì phải về UBND xã nơi em có hộ khẩu thường trú em ạ.
Còn nếu em có đăng ký tạm trú ở nơi ở hiện tại thì em thử ra UBND xã nơi em đang ở để hỏi xem họ có đồng ý xác nhận cho em không
Em chào chị, mong chị giúp em ạ.
Em xin giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân và xin đóng dấu của chủ tịch xã và phó chủ tịch xã. Nhưng khi đến cực lãnh sự họ bảo Ctx và phó Ctx ở xã em chưa có chữ ký trên hệ thống.
Vậy bây giờ em phải làm như thế nào để xác nhận đc chữ ký lên CLS ạ.
Em cảm ơn ạ.
Bạn nói với Cục lãnh sự đưa công văn gửi về UBND xã, sau đó bạn mang công văn về UBND xã để lấy Thông báo mẫu dấu, mẫu chữ ký của CT và PCT xã nhé. Sau khi có Thông báo bạn có thể nhờ xã đưa luôn cho bạn để bạn mang trực tiếp lên cục lãnh sự cho nhanh.
Thực ra những việc này là giữa các CQNN phải làm với nhau, không bắt người dân đi làm. Tuy nhiên đợi họ làm thì khá lâu bạn ạ, có khi phải mất cả tháng. Vậy nên bạn chịu khó tự đi làm cho nhanh.
Chào luật sư
Vì đk chồng e công tác xa nhà..e đã mua dc mảnh đất nhưng hôm đi công chứng vô tình hôm đó em lại kí chữ kí ko trùng khớp với giấy đăng kí kết hôn về nhà em mới phát hiện ra..liệu sau này giao dich mua bán có sao ko ạ..hiện tại sổ đỏ chỉ mjh em đứng tên thôi ạ..Cảm ơn luật sư??
Không sao bạn nhé, chữ ký có thể thay đổi theo thời gian, 1 người cũng có thể có nhiều chữ ký. Miễn là đúng bạn ký là được.
Ngoài ra thường thì khi công chứng ngoài việc ký còn có lấy cả dấu vân tay, nếu như bạn có lấy dấu vân tay thì càng yên tâm hơn nhé.
Dạ e cảm ơn..e cứ phân vân việc sau này khi mình bán đất cả 2vc đều phải kí và xác thực có rắc rối j về chữ kí ko..nên cũng lo lắng..chị nói như vậy thì e yên tâm rồi☺️