Là công dân Việt Nam thì sẽ có lúc bạn phải đi xác nhận tại UBND xã, phường, thị trấn nơi bạn cư trú. Đó có thể là xác nhận tình trạng hôn nhân, xác nhận lý lịch, nhân thân hoặc các xác nhận khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức để làm các thủ tục hành chính
Qua thực tế tư vấn luật, chúng tôi thấy rằng việc xác nhận tại UBND vẫn còn một số vấn đề mà khách hàng cảm thấy vướng mắc. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số lưu ý khi bạn đi xin xác nhận ở UBND cấp xã và tư vấn các giải pháp khắc phục vướng mắc.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
- #1. Xác nhận tình trạng hôn nhân
- #2. Xác nhận sơ yếu lý lịch
- #3. Xác nhận nhân thân / dân sự / hạnh kiểm
- #4. Xác nhận nội dung về nhân thân theo yêu cầu
- Xác nhận thời điểm chết (khi không thể có Giấy chứng tử):
- Xác nhận quan hệ vợ chồng (khi không thể có Giấy đăng ký kết hôn):
- Xác nhận quan hệ huyết thống cha, mẹ – con (Khi không thể có Giấy khai sinh):
- Xác nhận 2 người là 1 (Khi thông tin trên các giấy tờ quan trọng bị sai lệch nhưng không thể đính chính):
- Khó khăn thực tế khi xác nhận
- Các giải pháp tình thế
UBND cấp xã với vai trò quản lý hành chính quy mô xã, phường, thị trấn sẽ đủ thẩm quyền và trách nhiệm xác nhận một số giấy tờ cần thiết cho công dân. Vì vậy, sớm hay muộn thì bạn cùng một lần phải đến UBND xã / phường để lấy xác nhận giấy tờ.
Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn và tư vấn để xác nhận một số giấy tờ cơ bản, phổ biến và nhiều người sẽ cần. Đó là các giấy tờ sau:
#1. Xác nhận tình trạng hôn nhân
Hiện nay, ở Hà Nội phần lớn các xã phường đã thực hiện thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến (online) trên trang web Cổng dịch vụ công trực tuyến
Bạn chỉ cần làm theo các bước và hướng dẫn trên web là có thể làm được dễ dàng. Các thông tin cần thiết như tiếp nhận hồ sơ, sửa đổi bổ sung ..v..v.. đều sẽ được gửi đến bạn qua tin nhắn hoặc email.
Bạn lưu ý chuẩn bị sẵn hồ sơ bản giấy theo đúng bản mà bạn đã nộp online, khi nhận kết quả là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn phải ra trực tiếp UBND xã / phường, nộp hồ sơ bản giấy để đối chiếu và nhận kết quả.
Một số UBND phường tại Hà Nội hiện nay không cho bạn đến làm trực tiếp mà yêu cầu phải khai online mới tiếp nhận.
Đối với các tỉnh chưa có hệ thống xác nhận tình trạng hôn nhân online, bạn cần đến UBND xã / phường để làm tờ khai và nộp hồ sơ trực tiếp.
- Xem chi tiết tại: Xác nhận tình trạng hôn nhân – Khó hay dễ?
Từ 15/6/2022, người dân TP. HCM có thể đến bất kỳ UBND phường, xã nào trên địa bàn thành phố để trích lục Giấy khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con ..v..v.. |
#2. Xác nhận sơ yếu lý lịch
Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất dễ xác nhận và UBND xã phường gần như không phải chịu trách nhiệm. Bởi vì, nếu như bạn để ý nội dung xác nhận của UBND xã phường ở Sơ yếu lý lịch thì bạn có thể thấy là họ xác nhận theo 1 trong 2 cách sau:
- Xác nhận bạn có hộ khẩu thường trú tại xã / phường X.
- Xác nhận (chứng thực) chữ ký của bạn trên Sơ yếu lý lịch là đúng
UBND xã phường sẽ không xác nhận nội dung Sơ yếu lý lịch của bạn là đúng, do đó họ sẽ không phải chịu trách nhiệm về nội dung, bạn mới là người phải chịu trách nhiệm về nội dung của Sơ yếu lý lịch.
Có một khoảng thời gian mà báo chí cũng đã phản ánh, đó là UBND xã, phường không xác nhận cho công dân vì lý do gia đình họ không hoặc chưa đóng góp đủ các loại quỹ của địa phương. Hành vi này của UBND là trái quy định, vì vậy bạn cần phản ánh với họ nếu như gặp trường hợp này |
Giải pháp đơn giản thay thế: Hiện nay, các văn phòng công chứng hoàn toàn có đủ thẩm quyền để chứng thực chữ ký của bạn trong Sơ yếu lý lịch. Vì vậy nếu như bạn gặp khó khăn khi xác nhận Sơ yếu lý lịch tại UBND, bạn hoàn toàn có thể đến bất cứ Văn phòng công chứng nào để thực hiện việc này.
Việc chứng thực chữ ký tại VPCC hoàn toàn có đầy đủ giá trị pháp lý tương tự như xác nhận tại UBND.
#3. Xác nhận nhân thân / dân sự / hạnh kiểm
Đây là một loại xác nhận không có trong quy định, mà phát sinh do một số công ty tuyển dụng nhân sự hoặc một số đơn vị như trường học, bệnh viện yêu cầu ứng viên phải có trong hồ sơ xin việc.
Chính vì không có trong quy định nên cơ quan xác nhận cũng “khó xác định”, đó có thể là UBND xã, phường hoặc Công an xã, phường tùy theo yêu cầu của từng nơi.
Nội dung xác nhận sẽ hơi khác so với sơ yếu lý lịch, cơ quan có thẩm quyền có thể xác nhận cho bạn nội dung: chấp hành tốt quy định pháp luật tại địa phương, hoàn thành các nghĩa vụ tại địa phương, có hạnh kiểm tốt ..v..v..
Nói chung, vì không có quy định cụ thể nên bạn chỉ có cách làm theo hướng dẫn của chính quyền địa phương nơi sẽ xác nhận cho bạn.
#4. Xác nhận nội dung về nhân thân theo yêu cầu
Đây là loại xác nhận mà nhiều người gặp vướng mắc nhất. Xác nhận này bạn sẽ gặp khi không có đủ giấy tờ theo quy định để thực hiện công chứng một giao dịch, hoặc làm một số thủ tục hành chính. Đó có thể là các xác nhận sau:
Xác nhận thời điểm chết (khi không thể có Giấy chứng tử):
Đây là trường hợp thường gặp đối với những người mất vào thời điểm mà hệ thống văn bản và thủ tục đăng ký khai tử chưa hoàn thiện. Do đó có những người mất nhưng không làm thủ tục khai tử mà chỉ tiến hành chôn cất và có phần mộ; hoặc cũng có thể gia đình có làm thủ tục khai tử nhưng giấy tờ bị mất, hồ sơ lưu tại cơ quan nhà nước cũng không còn hoặc thông tin không đầy đủ do đã quá lâu
Trường hợp này rất khó có thể làm được Giấy chứng tử và có thể bạn sẽ phải lấy xác nhận như sau:
- Xác nhận của ban quản lý nghĩa trang / người quản trang nơi có phần mộ: xác nhận nội dung đơn là đúng
- Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi có nghĩa trang: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận người quản trang là đúng
- Xác nhận của UBND xã, phường nơi có nghĩa trang: Xác nhận chữ ký của tổ trưởng / người quản trang là đúng (hiếm khi xác nhận nội dung đơn là đúng)
Xác nhận quan hệ vợ chồng (khi không thể có Giấy đăng ký kết hôn):
Trường hợp này thường gặp đối với những người đã lớn tuổi, kết hôn từ thời điểm mà hệ thống thủ tục đăng ký và lưu trữ chưa hoàn thiện, hoặc hôn nhân thực tế không đăng ký kết hôn
Trường hợp này bạn có thể sẽ phải làm như sau:
- Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận nơi cư trú
- Xác nhận của UBND xã, phường nơi đang cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc Xác nhận chữ ký của tổ trưởng là dúng
- Đăng ký kết hôn lại (nếu 2 vợ chồng còn sống), trong đăng ký kết hôn sẽ ghi rõ thời điểm chung sống như vợ chồng
Xác nhận quan hệ huyết thống cha, mẹ – con (Khi không thể có Giấy khai sinh):
Trường hợp này thường gặp đối với những người đăng ký khai sinh khi hệ thống thủ tục đăng ký và lưu trữ chưa hoàn thiện, hoặc thậm chí không đăng ký khai sinh
Cũng tương tự trường hợp trên, bạn có thể phải làm các thủ tục sau:
- Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận nơi cư trú
- Xác nhận của UBND xã, phường nơi đang cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc Xác nhận chữ ký của tổ trưởng là dúng
- Đăng ký khai sinh lại (nếu người đó còn sống)
Xác nhận 2 người là 1 (Khi thông tin trên các giấy tờ quan trọng bị sai lệch nhưng không thể đính chính):
Đây là trường hợp thông tin cá nhân trên các giấy tờ quan trọng không khớp nhau, chẳng hạn năm sinh, tên đệm của cùng 1 người trên CMND / Giấy khai sinh / Hộ khẩu / Đăng ký kết hôn không khớp nhau.
Đây là trường hợp rất khó xác nhận, tuy nhiên thì bạn vẫn có thể làm theo các thủ tục sau:
- Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận nơi cư trú
- Xác nhận của UBND xã, phường nơi đang cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc Xác nhận chữ ký của tổ trưởng là dúng
- Đính chính hoặc làm lại các giấy tờ cho khớp thông tin
Khó khăn thực tế khi xác nhận
Bạn có thể thấy tất cả các xác nhận hầu như đều được thực hiện khâu cuối cùng tại UBND cấp xã và xác nhận đúng nhất mà bạn cần phải là: Xác nhận nội dung đơn của bạn là đúng sự thật, sau đó đại diện UBND xã sẽ ký tên và đóng dấu vào phần nội dung xác nhận. Chẳng hạn như:
XN1: “UBND phường X xác nhận nội dung đơn của ông Nguyễn Văn A là đúng sự thật”.
Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng lấy được xác nhận như vậy. Thường thì tổ trưởng TDP hoặc người quản trang luôn sẵn sàng xác nhận nội dung đơn là đúng cho bạn.
Vì vậy, khó khăn mà bạn gặp sẽ là từ phía cơ quan xác nhận UBND:
- Không đồng ý xác nhận nội dung, chỉ đồng ý xác nhận nơi cư trú của bạn, chẳng hạn như:
XN2: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A (là người làm đơn) có hộ khẩu thường trú tại phường X”
- Không đồng ý xác nhận nội dung, chỉ đồng ý xác nhận chữ ký của bạn, chẳng hạn như:
XN3: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A (là người làm đơn) đã ký vào đơn trước mặt bà Trần Thị B (cán bộ phường). Chữ ký của ông A trong đơn là đúng” (Hình thức chứng thực chữ ký theo quy định)
- Không đồng ý xác nhận nội dung, chỉ đồng ý xác nhận chữ ký của tổ trưởng / người quản trang, chẳng hạn như:
XN4: Bà Nguyễn Thị B là tổ trưởng tổ dân phố (hoặc người cai quản nghĩa trang Y) của phường X, chữ ký của bà Nguyễn Thị B là đúng”
Đối với cơ quan tiếp nhận sau khi xác nhận:
Khi bạn cầm XN 2, 3, 4 đến cơ quan tiếp nhận (chẳng hạn văn phòng công chứng) để làm thủ tục thì có trường hợp công chứng viên / cán bộ tiếp nhận không đồng ý và yêu cầu bạn phải lấy XN 1. Rất nhiều khách hàng khi đó cho rằng phía văn phòng công chứng đang gây khó khăn. Nhưng hoàn toàn không phải như vậy, yêu cầu của họ là đúng quy định và cần thiết, bởi vì:
- Xác nhận mà họ đang cần để chứng minh một người sinh năm nào / mất năm nào / kết hôn với ai, năm nào ..v..v..
- Nhưng xác nhận mà bạn có chỉ đủ để chứng minh rằng: người làm đơn có đăng ký hộ khẩu tại UBND phường X hoặc chữ ký của người làm đơn là đúng.
- Với nội dung xác nhận của UBND phường / xã như vậy thì hoàn toàn không đủ căn cứ để chứng minh được nội dung đơn của bạn có đúng hay không.
Chúng tôi giải thích như vậy chắc cũng đủ để bạn hiểu được rằng việc các văn phòng công chứng yêu cầu bạn phải xác nhận lại là đúng quy định và hợp lý
Nhưng mà các cơ quan cứ “đẩy qua đẩy lại” như vậy thì bạn biết phải làm sao? Qua thực tế tư vấn và làm thủ tục cho các khách hàng thì Luật NBS có một số giải pháp tình thế như sau:
Các giải pháp tình thế
Chúng tôi gọi là giải pháp tình thế vì những giải pháp này chỉ là giải pháp tạm thời khi chưa có quy định cụ thể, các giải pháp này có thể giải quyết được vấn đề của bạn với điều kiện là các cơ quan có liên quan đồng ý và chấp nhận:
Trong tương lai, khi cơ sở dữ liệu điện tử về hộ tịch tại Việt Nam đã hoàn thiện và liên thông, thì bạn sẽ không còn gặp những khó khăn như vậy khi cần xác nhận nữa |
1. Bạn nên hỏi trước Văn phòng công chứng là nếu không thể lấy được XN 1, thì họ có chấp nhận thay thế bằng XN 2, 3. 4 được không? Hiện nay có một số VPCC đã chấp nhận để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng làm thủ tục.
2. Khi đi xác nhận tại UBND, bạn nên lưu ý nói rõ ràng với bộ phận tiếp nhận đơn là cần xác nhận nội dung đơn là đúng (mà không phải xác nhận tôi có hộ khẩu tại phường hoặc xác nhận chữ ký).
Cá nhân tôi đánh giá cao những UBND xã / phường “dám” đồng ý xác nhận “nội dung đơn là đúng” cho người dân. Bởi điều đó có nghĩa họ là những người “dũng cảm”, có công tác quản lý tốt và có trách nhiệm. Đồng thời cũng là những người biết cách xử lý linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi đi làm thủ tục
3. Đề nghị VPCC làm công văn xác minh gửi UBND: Đây là cách mà Văn phòng công chứng sẽ phát hành văn bản và làm các thủ tục xác minh theo quyền hạn của họ, nếu được VPCC đồng ý thì bạn có thể phải trả thêm phí dịch vụ xác minh.
4. Đề nghị UBND xã, phường nếu không thể ghi rõ nội dung như XN 1 thì có thể chỉ cần ký và đóng dấu vào Đơn xác nhận cho bạn: Cách này có thể tạm gọi là “nước đôi”, có nghĩa là bạn sẽ có được xác nhận của UBND còn UBND có thể sẽ bớt phải lo lắng về “trách nhiệm” khi không phải viết thêm gì mà vẫn hoàn toàn đúng luật. Cách này không phải lúc nào cũng thành công, nhưng nếu “bí” quá bạn hãy thử áp dụng xem.
Trường hợp đặc biệt chưa có cách giải quyết: Đó là khi bạn đã được VPCC chấp nhận giấy tờ của giải pháp tình thế nhưng khi đi làm thủ tục tại các cơ quan hành chính khác thì bạn lại bị từ chối và yêu cầu làm lại đúng XN1. Đây là trường hợp ít gặp và chưa có quy định cụ thể nên khó để giải quyết, vì thực ra tổ chức công chứng đã làm đúng nhưng yêu cầu của cơ quan hành chính cũng không sai so với quy định. |
Trên đây là những lưu ý và giải pháp mà chúng tôi tư vấn khi bạn cần giải quyết những khó khăn trong việc xác nhận tại UBND. Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này hoặc liên hệ riêng để được tư vấn.
Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.
chu hữu cương
Trước hết xin cảm ơn b và mong bạn giúp m trường hợp như sau: Hiện mình đang đi thẩm tra lý lịch của người kết hôn với chiến sỹ CAND, tại phần xác nhận của UBND phường về lý lịch của người khai tại địa bàn thì UBND phường đó đã xác nhận tuy nhiên họ lại không đóng dấu giáp lai vào toàn bộ các trang trong quyển thẩm tra lý lịch. Xin được hỏi như vậy là đúng hay sai? và nếu có thể cho m xin thông tư, văn bản quy định về việc trên ạ.
Ngoc Blue
Trường hợp này nếu ubnd phường chứng thực chữ ký thì bạn có thể áp dụng quy định tại Điềm b khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu UBND phường đóng dấu giáp lai
Bùi Tuấn Huy
Vâng, em chân thành cảm ơn về lời khuyên của chị ạ, phần họ hàng nhà em không được cởi mở về vấn đề này lắm nên em cũng có hơi vướng bạn, nhưng mọi thắc mắc của em coi như là đã được giải đáp và em đã thấy tự tin hơn rồi ạ, Nhưng xin được hỏi chị nốt là giấy báo nhập học khi bản thân làm lý lịch hồ sơ sinh viên thì có phải nộp lại cho Phường không ạ, và giờ liệu khi làm đơn xin nghỉ em có rút lại được không?
Ngoc Blue
Bạn không phải nộp bản chính nhé, nếu phường yêu cầu thì bạn nộp bản sao là được. Còn thông thường nếu bạn đã nộp bản chính rồi thì bạn nói khó để phường tạo đk cho bạn lấy lại nhé
Bùi Tuấn Huy
Dạ em chào anh/chị, em hiện đang là sinh viên và đang có định hướng khác trong cuộc sống, em xin được anh chị tư vấn một số câu hỏi sau ạ:
1_ Do không nhớ, em không biết là khi xin xác nhận lý lịch sinh viên ở phường, em có cần phải đưa phiếu trúng tuyển và phường có lưu lại một bản sao lại không ạ? Liệu sau này khi xin xác nhận dừng học em có thể xin lại những giấy tờ phường đã giữ này không?
2_ Khi xin xác nhận thủ tục xin dừng học tại phường, thủ tục sẽ có khó khăn không ạ? Phường liệu sẽ cần 1 bản sao của đơn xin dừng học để lưu lại không để em chuẩn bị trước ạ? Thường thì Phường họ sẽ cần giữ lại giấy tờ gì của công dân khi làm việc nói chung ạ?
3_ Hộ khẩu thường trú của gia đình em ở nhà cô bác, hiện nhà em đang tạm trú ở phường lân cận, em được gọi đi khám nghĩa vụ ở phường tạm trú. Tuy nhiên, nếu em làm đơn dừng học và xin xác nhận ở phường thường trú, giả sử họ cần giữ 1 bản sao của đơn lại để phục vụ công tác nghĩa vụ, liệu đơn có được gửi thẳng về ủy ban nghĩ vụ phường tạm trú không, hay sẽ phải thông qua ủy ban bên thường trú, rồi họ xác nhận lại với chủ hộ (ở đây là cô bác em), rồi mới được chuyển về ủy ban nghĩa vụ hiện nay của em?
*Em xin lỗi vì ý kiến cần tư vấn thứ 3 hơi lằng nhằng, em hiện đã xác định được hướng đi mới cho bản thân, được bố mẹ ủng hộ, em tin rằng đây sẽ là một hướng đi tốt và không có gì sai trái. Nhưng thú thực về việc tự nhận mình sẽ dừng học khá là nhạy cảm nên em thật sự chưa muốn sớm đánh tiếng với họ hàng, chí ít là khi hướng đi của mình đã ổn định. Em mong sớm nhận được câu trả lời về những thắc mắc của mình, kèm theo đó là những lời khuyên hữu ích cho định hướng sắp tới của em từ phía anh/chị. Em xin chân thành cảm ơn.
Ngoc Blue
Chào bạn, thủ tục dừng học cần giấy tờ gì sẽ do mỗi trường quy định bạn nhé. Về phía UBND phường nếu bạn cần xác nhận lý lịch hoặc đơn thì họ sẽ chỉ yêu cầu CMND, sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú của bạn tùy vào yêu cầu xác nhận của bạn và nơi bạn lấy xác nhận. Thông thường ubnd phường sẽ không yêu cầu thêm giấy tờ khác và họ sẽ giữ lại 1 bản sao.
Việc dừng học của bạn nếu có liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ quân sự thì các phường sẽ phải cung cấp và trao đổi thông tin với nhau bạn nhé.
Về định hướng của bạn thì nếu bạn tự tin và được bố mẹ ủng hộ thì bạn cứ thực hiện nhé. Bản thân tôi cho rằng bạn có sự ủng hộ của bố mẹ là điều tốt nhất rồi, còn ý kiến của những người họ hàng khác cũng chỉ để tham khảo thôi bạn ạ
Lê Quang Ánh
em cảm ơn cho em hỏi thêm một câu nữa là : mọi giấy tờ của mẹ là Trần Thị Mỹ Lệ sinh năm 1977 nếu chứng minh được hai người là một thì em có thể đính chính lại giấy khai sinh của em đã đủ yêu cầu của luật hộ tịch chưa ?
Ngoc Blue
Em có thể đính chính giấy khai sinh của em rồi nhé. Ngoài giấy tờ chứng minh 2 người là 1 thì em cũng có thể sẽ phải nộp thêm 1 số giấy tờ khác có liên quan nữa nhé.
Lê Quang Ánh
tên của mẹ em trong giấy khai sinh em là Trần Thị Lệ, sinh năm 1979. Nhưng hiện nay sổ hộ khẩu của gia đình là Trần Thị Mỹ Lệ, sinh năm 1977. Nhưng mà sổ hộ khẩu cũ là 1979 và tên là Trần Thị Lệ hiện nay đã chỉnh sửa thành Trần Thị Mỹ Lệ, sinh năm 1977. Giờ em muốn viết đơn xác nhận của ủy ban nhân dân xã cũ để xác nhận hộ khẩu đã chỉnh sửa ( Giờ em cần phải viết đơn như thế nào).Em cảm ơn trước ạ
Ngoc Blue
Trường hợp này bạn có thể làm đơn đề nghị xác nhận bà Trần Thị Lệ, sinh năm 1979 và bà Trần Thị Mỹ Lệ, sinh năm 1977 là 1 người nhé.
Tuy nhiên bạn cũng cần phải xem các giấy tờ khác, nếu như tất cả các giấy tờ đều là bà Trần Thị Mỹ Lệ, sinh năm 1977 thì bạn nên làm thủ tục đính chính giấy khai sinh để cho các giấy tờ được khớp nhé.