Lưu ý khi xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn)

Là công dân Việt Nam thì sẽ có lúc bạn phải đi xác nhận tại UBND xã, phường, thị trấn nơi bạn cư trú. Đó có thể là xác nhận tình trạng hôn nhân, xác nhận lý lịch, nhân thân hoặc các xác nhận khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức để làm các thủ tục hành chính

Qua thực tế tư vấn luật, chúng tôi thấy rằng việc xác nhận tại UBND vẫn còn một số vấn đề mà khách hàng cảm thấy vướng mắc. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số lưu ý khi bạn đi xin xác nhận ở UBND cấp xã và tư vấn các giải pháp khắc phục vướng mắc.

UBND cấp xã với vai trò quản lý hành chính quy mô xã, phường, thị trấn sẽ đủ thẩm quyền và trách nhiệm xác nhận một số giấy tờ cần thiết cho công dân. Vì vậy, sớm hay muộn thì bạn cùng một lần phải đến UBND xã / phường để lấy xác nhận giấy tờ.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn và tư vấn để xác nhận một số giấy tờ cơ bản, phổ biến và nhiều người sẽ cần. Đó là các giấy tờ sau:

#1. Xác nhận tình trạng hôn nhân

Hiện nay, ở Hà Nội phần lớn các xã phường đã thực hiện thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến (online) trên trang web Cổng dịch vụ công trực tuyến

Bạn chỉ cần làm theo các bước và hướng dẫn trên web là có thể làm được dễ dàng. Các thông tin cần thiết như tiếp nhận hồ sơ, sửa đổi bổ sung ..v..v.. đều sẽ được gửi đến bạn qua tin nhắn hoặc email.

Bạn lưu ý chuẩn bị sẵn hồ sơ bản giấy theo đúng bản mà bạn đã nộp online, khi nhận kết quả là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn phải ra trực tiếp UBND xã / phường, nộp hồ sơ bản giấy để đối chiếu và nhận kết quả.

Một số UBND phường tại Hà Nội hiện nay không cho bạn đến làm trực tiếp mà yêu cầu phải khai online mới tiếp nhận.

Đối với các tỉnh chưa có hệ thống xác nhận tình trạng hôn nhân online, bạn cần đến UBND xã / phường để làm tờ khai và nộp hồ sơ trực tiếp.

• Xem chi tiết tại: Xác nhận tình trạng hôn nhân – Khó hay dễ?

Từ 15/6/2022, người dân TP. HCM có thể đến bất kỳ UBND phường, xã nào trên địa bàn thành phố để trích lục Giấy khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con ..v..v..

 

#2. Xác nhận sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất dễ xác nhận và UBND xã phường gần như không phải chịu trách nhiệm. Bởi vì, nếu như bạn để ý nội dung xác nhận của UBND xã phường ở Sơ yếu lý lịch thì bạn có thể thấy là họ xác nhận theo 1 trong 2 cách sau:

• Xác nhận bạn có hộ khẩu thường trú tại xã / phường X.
• Xác nhận (chứng thực) chữ ký của bạn trên Sơ yếu lý lịch là đúng

UBND xã phường sẽ không xác nhận nội dung Sơ yếu lý lịch của bạn là đúng, do đó họ sẽ không phải chịu trách nhiệm về nội dung, bạn mới là người phải chịu trách nhiệm về nội dung của Sơ yếu lý lịch.

Có một khoảng thời gian mà báo chí cũng đã phản ánh, đó là UBND xã, phường không xác nhận cho công dân vì lý do gia đình họ không hoặc chưa đóng góp đủ các loại quỹ của địa phương. Hành vi này của UBND là trái quy định, vì vậy bạn cần phản ánh với họ nếu như gặp trường hợp này

Giải pháp đơn giản thay thế: Hiện nay, các văn phòng công chứng hoàn toàn có đủ thẩm quyền để chứng thực chữ ký của bạn trong Sơ yếu lý lịch. Vì vậy nếu như bạn gặp khó khăn khi xác nhận Sơ yếu lý lịch tại UBND, bạn hoàn toàn có thể đến bất cứ Văn phòng công chứng nào để thực hiện việc này.

Việc chứng thực chữ ký tại VPCC hoàn toàn có đầy đủ giá trị pháp lý tương tự như xác nhận tại UBND.

• Tham khảo thêm: Chứng thực chữ ký – lựa chọn thay thế một số xác nhận của Ủy ban nhân dân

#3. Xác nhận nhân thân / dân sự / hạnh kiểm

Đây là một loại xác nhận không có trong quy định, mà phát sinh do một số công ty tuyển dụng nhân sự hoặc một số đơn vị như trường học, bệnh viện yêu cầu ứng viên phải có trong hồ sơ xin việc.

Chính vì không có trong quy định nên cơ quan xác nhận cũng “khó xác định”, đó có thể là UBND xã, phường hoặc Công an xã, phường tùy theo yêu cầu của từng nơi.

Nội dung xác nhận sẽ hơi khác so với sơ yếu lý lịch, cơ quan có thẩm quyền có thể xác nhận cho bạn nội dung: chấp hành tốt quy định pháp luật tại địa phương, hoàn thành các nghĩa vụ tại địa phương, có hạnh kiểm tốt ..v..v..

Nói chung, vì không có quy định cụ thể nên bạn chỉ có cách làm theo hướng dẫn của chính quyền địa phương nơi sẽ xác nhận cho bạn.

#4. Xác nhận nội dung về nhân thân theo yêu cầu

Đây là loại xác nhận mà nhiều người gặp vướng mắc nhất. Xác nhận này bạn sẽ gặp khi không có đủ giấy tờ theo quy định để thực hiện công chứng một giao dịch, hoặc làm một số thủ tục hành chính. Đó có thể là các xác nhận sau:

Xác nhận thời điểm chết (khi không thể có Giấy chứng tử):

Đây là trường hợp thường gặp đối với những người mất vào thời điểm mà hệ thống văn bản và thủ tục đăng ký khai tử chưa hoàn thiện. Do đó có những người mất nhưng không làm thủ tục khai tử mà chỉ tiến hành chôn cất và có phần mộ; hoặc cũng có thể gia đình có làm thủ tục khai tử nhưng giấy tờ bị mất, hồ sơ lưu tại cơ quan nhà nước cũng không còn hoặc thông tin không đầy đủ do đã quá lâu

Trường hợp này rất khó có thể làm được Giấy chứng tử và có thể bạn sẽ phải lấy xác nhận như sau:

• Xác nhận của ban quản lý nghĩa trang / người quản trang nơi có phần mộ: xác nhận nội dung đơn là đúng
• Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi có nghĩa trang: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận người quản trang là đúng
• Xác nhận của UBND xã, phường nơi có nghĩa trang: Xác nhận chữ ký của tổ trưởng / người quản trang là đúng (hiếm khi xác nhận nội dung đơn là đúng)

Xác nhận quan hệ vợ chồng (khi không thể có Giấy đăng ký kết hôn):

Trường hợp này thường gặp đối với những người đã lớn tuổi, kết hôn từ thời điểm mà hệ thống thủ tục đăng ký và lưu trữ chưa hoàn thiện, hoặc hôn nhân thực tế không đăng ký kết hôn

Trường hợp này bạn có thể sẽ phải làm như sau:

• Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận nơi cư trú
• Xác nhận của UBND xã, phường nơi đang cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc Xác nhận chữ ký của tổ trưởng là dúng
• Đăng ký kết hôn lại (nếu 2 vợ chồng còn sống), trong đăng ký kết hôn sẽ ghi rõ thời điểm chung sống như vợ chồng

Xác nhận quan hệ huyết thống cha, mẹ – con (Khi không thể có Giấy khai sinh):

Trường hợp này thường gặp đối với những người đăng ký khai sinh khi hệ thống thủ tục đăng ký và lưu trữ chưa hoàn thiện, hoặc thậm chí không đăng ký khai sinh

Cũng tương tự trường hợp trên, bạn có thể phải làm các thủ tục sau:

• Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận nơi cư trú
• Xác nhận của UBND xã, phường nơi đang cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc Xác nhận chữ ký của tổ trưởng là dúng
• Đăng ký khai sinh lại (nếu người đó còn sống)

Xác nhận 2 người là 1 (Khi thông tin trên các giấy tờ quan trọng bị sai lệch nhưng không thể đính chính):

Đây là trường hợp thông tin cá nhân trên các giấy tờ quan trọng không khớp nhau, chẳng hạn năm sinh, tên đệm của cùng 1 người trên CMND / Giấy khai sinh / Hộ khẩu / Đăng ký kết hôn không khớp nhau.

Đây là trường hợp rất khó xác nhận, tuy nhiên thì bạn vẫn có thể làm theo các thủ tục sau:

• Xác nhận của tổ trường tổ dân phố nơi cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc xác nhận nơi cư trú
• Xác nhận của UBND xã, phường nơi đang cư trú: Xác nhận nội dung đơn hoặc Xác nhận chữ ký của tổ trưởng là dúng
• Đính chính hoặc làm lại các giấy tờ cho khớp thông tin

Khó khăn thực tế khi xác nhận

Bạn có thể thấy tất cả các xác nhận hầu như đều được thực hiện khâu cuối cùng tại UBND cấp xã và xác nhận đúng nhất mà bạn cần phải là: Xác nhận nội dung đơn của bạn là đúng sự thật, sau đó đại diện UBND xã sẽ ký tên và đóng dấu vào phần nội dung xác nhận. Chẳng hạn như:

XN1: “UBND phường X xác nhận nội dung đơn của ông Nguyễn Văn A là đúng sự thật”.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng lấy được xác nhận như vậy. Thường thì tổ trưởng TDP hoặc người quản trang luôn sẵn sàng xác nhận nội dung đơn là đúng cho bạn.

Vì vậy, khó khăn mà bạn gặp sẽ là từ phía cơ quan xác nhận UBND:

• Không đồng ý xác nhận nội dung, chỉ đồng ý xác nhận nơi cư trú của bạn, chẳng hạn như:

XN2: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A (là người làm đơn) có hộ khẩu thường trú tại phường X”

• Không đồng ý xác nhận nội dung, chỉ đồng ý xác nhận chữ ký của bạn, chẳng hạn như:

XN3: “UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A (là người làm đơn) đã ký vào đơn trước mặt bà Trần Thị B (cán bộ phường). Chữ ký của ông A trong đơn là đúng” (Hình thức chứng thực chữ ký theo quy định)

• Không đồng ý xác nhận nội dung, chỉ đồng ý xác nhận chữ ký của tổ trưởng / người quản trang, chẳng hạn như:

XN4: Bà Nguyễn Thị B là tổ trưởng tổ dân phố (hoặc người cai quản nghĩa trang Y) của phường X, chữ ký của bà Nguyễn Thị B là đúng”

Đối với cơ quan tiếp nhận sau khi xác nhận:

Khi bạn cầm XN 2, 3, 4 đến cơ quan tiếp nhận (chẳng hạn văn phòng công chứng) để làm thủ tục thì có trường hợp công chứng viên / cán bộ tiếp nhận không đồng ý và yêu cầu bạn phải lấy XN 1. Rất nhiều khách hàng khi đó cho rằng phía văn phòng công chứng đang gây khó khăn. Nhưng hoàn toàn không phải như vậy, yêu cầu của họ là đúng quy định và cần thiết, bởi vì:

Chúng tôi giải thích như vậy chắc cũng đủ để bạn hiểu được rằng việc các văn phòng công chứng yêu cầu bạn phải xác nhận lại là đúng quy định và hợp lý

• Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra toàn bộ hồ sơ giấy tờ trong nhà bạn

Nhưng mà các cơ quan cứ “đẩy qua đẩy lại” như vậy thì bạn biết phải làm sao? Qua thực tế tư vấn và làm thủ tục cho các khách hàng thì Luật NBS có một số giải pháp tình thế như sau:

Các giải pháp tình thế

Chúng tôi gọi là giải pháp tình thế vì những giải pháp này chỉ là giải pháp tạm thời khi chưa có quy định cụ thể, các giải pháp này có thể giải quyết được vấn đề của bạn với điều kiện là các cơ quan có liên quan đồng ý và chấp nhận:

Trong tương lai, khi cơ sở dữ liệu điện tử về hộ tịch tại Việt Nam đã hoàn thiện và liên thông, thì bạn sẽ không còn gặp những khó khăn như vậy khi cần xác nhận nữa

1. Bạn nên hỏi trước Văn phòng công chứng là nếu không thể lấy được XN 1, thì họ có chấp nhận thay thế bằng XN 2, 3. 4 được không? Hiện nay có một số VPCC đã chấp nhận để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng làm thủ tục.

2. Khi đi xác nhận tại UBND, bạn nên lưu ý nói rõ ràng với bộ phận tiếp nhận đơn là cần xác nhận nội dung đơn là đúng (mà không phải xác nhận tôi có hộ khẩu tại phường hoặc xác nhận chữ ký).

Cá nhân tôi đánh giá cao những UBND xã / phường “dám” đồng ý xác nhận “nội dung đơn là đúng” cho người dân. Bởi điều đó có nghĩa họ là những người “dũng cảm”, có công tác quản lý tốt và có trách nhiệm. Đồng thời cũng là những người biết cách xử lý linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi đi làm thủ tục

3. Đề nghị VPCC làm công văn xác minh gửi UBND: Đây là cách mà Văn phòng công chứng sẽ phát hành văn bản và làm các thủ tục xác minh theo quyền hạn của họ, nếu được VPCC đồng ý thì bạn có thể phải trả thêm phí dịch vụ xác minh.

4. Đề nghị UBND xã, phường nếu không thể ghi rõ nội dung như XN 1 thì có thể chỉ cần ký và đóng dấu vào Đơn xác nhận cho bạn: Cách này có thể tạm gọi là “nước đôi”, có nghĩa là bạn sẽ có được xác nhận của UBND còn UBND có thể sẽ bớt phải lo lắng về “trách nhiệm” khi không phải viết thêm gì mà vẫn hoàn toàn đúng luật. Cách này không phải lúc nào cũng thành công, nhưng nếu “bí” quá bạn hãy thử áp dụng xem.

Trường hợp đặc biệt chưa có cách giải quyết: Đó là khi bạn đã được VPCC chấp nhận giấy tờ của giải pháp tình thế nhưng khi đi làm thủ tục tại các cơ quan hành chính khác thì bạn lại bị từ chối và yêu cầu làm lại đúng XN1. Đây là trường hợp ít gặp và chưa có quy định cụ thể nên khó để giải quyết, vì thực ra tổ chức công chứng đã làm đúng nhưng yêu cầu của cơ quan hành chính cũng không sai so với quy định.

Trên đây là những lưu ý và giải pháp mà chúng tôi tư vấn khi bạn cần giải quyết những khó khăn trong việc xác nhận tại UBND. Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này hoặc liên hệ riêng để được tư vấn.

Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.